Eliminar y transferir usuarios
Es posible que deba eliminar un usuario de la cuenta de CRM cuando deje de prestar servicio en la organización o se transfiera a un equipo o proyecto diferente. Antes de eliminar al usuario, es importante que transfiera los registros de su propiedad y los asignados en función de configuraciones específicas a otros usuarios. En Zoho CRM, mientras elimina los usuarios, se le pedirá que:
- Eliminar sin transferir los registros: puede usar esta opción si los registros son copropietarios de otros usuarios de la organización.
- Eliminar después de transferir los siguientes registros:
- Todos los registros abiertos (en los módulos de acuerdos y actividades) en la propiedad de los usuarios (los registros cerrados que están en la propiedad del usuario eliminado continuarán mostrando el nombre del usuario).
- Todas las configuraciones relacionadas con la asignación que se realizan en el registro, como flujos de trabajo, asignación de propietario, actualizaciones de campo, cualquier plano en el que haya participado el usuario.
- Todos los criterios basados en reglas que están asociados con el usuario (solo si el usuario es el propietario del registro) como vistas personalizadas, flujos de trabajo, aprobaciones, escaladas de casos, planos, etc.
Puntos para recordar
- Solo el superadministrador puede eliminar un usuario.
- Si el usuario eliminado ha integrado aplicaciones adicionales con la cuenta de CRM, esas integraciones se desactivarán.
- Eliminar un usuario no es lo mismo que cerrar su cuenta de Zoho. Se eliminan solo de la cuenta de Zoho CRM y, por lo tanto, seguirán formando parte de la licencia de usuario total comprada. Si necesita reducir las licencias de usuario, consulte las suscripciones.
- El nombre del usuario eliminado seguirá apareciendo en los campos de búsqueda de usuarios y copropietario de un registro.
- Si no se opta por transferir ahora, los usuarios pueden usar la opción Transferencia masiva en los módulos individuales para transferir los registros propiedad de los usuarios que se eliminan de CRM.
Para eliminar usuario
- Vaya a Configuración > Usuarios y controles > Usuarios .
- Seleccione el usuario y haga clic en Eliminar este usuario .
- En la ventana emergente Eliminar usuario , haga lo siguiente:
- Seleccione Eliminar sin transferencia , si no desea transferir registros.
- Seleccione Transferir ahora , si desea transferir usuarios.
- En Transferir para seleccionar un usuario de la lista desplegable.
- Seleccione Propiedad del registro , Asignación , Criterios .
- Haga clic en Eliminar .
Eliminar usuarios cuando la jerarquía de informes está habilitada
Si el usuario que está eliminando tiene otros usuarios que le reportan, entonces puede:
- Transfiera los subordinados a otro usuario en un rol igual o superior.
- Deje a los subordinados sin informar.
Instancias en las que el nombre del usuario eliminado se conservará o no se transferirá a nuevos usuarios
En algunos casos, el nombre del usuario eliminado se conserva o sus registros no se transfieren al nuevo usuario. Lea las instancias a continuación para comprender más:
- Campos definidos por el sistema como la última actualización por, modificada por en registros y características como vista personalizada, informes, paneles, plantillas, etc.
- Criterios que involucran los campos creados y modificados por.
- Campos de propietario de registro asignados durante la importación de registros.
- En Mis trabajos: los registros que están a la espera de aprobación y transición de planos. Estos registros no se transferirán al nuevo usuario.
- Se conservarán los roles, territorios y grupos del usuario eliminado.
- Reglas de puntuación que se configuraron con el nombre del usuario eliminado como propietario del registro.
- Programadores de informes : mención sobre el usuario eliminado que no recibió el informe
- Las notificaciones en el producto, las alertas por correo electrónico, los recordatorios y las notificaciones de señales de ventas que se dirigieron al usuario eliminado no se transferirán al nuevo usuario.
- Campos de búsqueda de usuarios
- Los registros, vistas personalizadas, informes y paneles compartidos con los usuarios eliminados no se transferirán al nuevo usuario. El nombre de los usuarios eliminados no se mostrará en estos casos.
- La notificación de Zia Voice-Push no se enviará al nuevo usuario
- El campo del propietario del registro, si se usa en el filtro guardado, conservará el nombre del usuario eliminado.
- Registros propiedad del usuario eliminado en Sandbox
- Reglas de seguimiento automático creadas en Feeds que tienen al usuario eliminado como propietario del registro
- El espacio de almacenamiento utilizado por el usuario eliminado no se transferirá
- Parámetros de webhook
- Campos de usuario configurados a través de la integración de telefonía
- Las notas creadas por los usuarios eliminados no se transferirán a otro usuario.
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