Administrar usuarios, roles y permisos

A medida que avance en la configuración de la cuenta CRM, su próximo paso consistirá en agregar usuarios y determinar sus roles y permisos en función de los cuales realizarán tareas específicas. Un usuario es el que administra los registros dentro de la organización, ya sean propios o compartidos por otros usuarios. Puede agregar usuarios según la edición que haya comprado y la cantidad de licencias de usuario permitidas. Cada usuario puede iniciar sesión en su cuenta con una dirección de correo electrónico y contraseña. A cada usuario se le asigna un rol en CRM en función de su posición jerárquica dentro de la organización. De forma predeterminada, los roles de CEO y Gerente están disponibles, puede agregar más roles según la estructura de su empresa, por ejemplo, gerente de ventas, representante de ventas, etc. y configurar una  jerarquía de roles. La creación de roles le permitirá proporcionar un nivel de acceso adecuado a los usuarios según su posición. 

Profile es una colección de permisos que dan a los usuarios acceso a un conjunto de herramientas y características. Una vez que haya definido los roles de los usuarios, tendrá una mejor claridad sobre el tipo de acciones que desea que realicen en CRM en función de las cuales puede crear perfiles y asignarlos a los usuarios respectivos. 

Hay dos tipos de permisos de perfil predeterminados disponibles:

• Administradores: usuarios que pueden acceder a todo el sistema. Debe haber al menos un administrador para acceder a todos los datos y funciones de su cuenta de Zoho CRM. Ejemplo: CEO o altos funcionarios o alta gerencia.

• Usuarios estándar: usuarios que pueden acceder a los datos de acuerdo con los permisos definidos (perfiles) y los roles en la organización. Por ejemplo: gerentes de ventas, gerentes de marketing, agentes de soporte, etc.

Además, dependiendo de las necesidades de su empresa, puede restringir o permitir el acceso a funciones específicas utilizando la opción de permiso de administración de perfil. A veces se necesitan diferentes miembros del equipo para participar en un proyecto o acuerdo en particular. En tales casos, puede habilitar las reglas de intercambio de datos para un acceso ininterrumpido a un registro en equipos y departamentos. 

Usuarios, roles y perfiles 

• Usuarios:   agregue usuarios a su cuenta de CRM y asígneles roles y perfiles. Tenga en cuenta que solo después de agregar un usuario a su cuenta, podrá agregar nuevos perfiles y roles. Para el primer usuario que agregue,  se puede asignar el rol definido por el sistema  (CEO, Gerente) y el  perfil (Administrador, Estándar).
  

• Perfiles :  cree perfiles que definan los permisos de acceso a los distintos módulos y funciones de CRM.
  
  

  Crear perfiles

Los perfiles en Zoho CRM lo ayudan a definir permisos para un conjunto de usuarios. Por ejemplo, los permisos requeridos para una persona del equipo de ventas pueden diferir de los permisos requeridos por una persona en el equipo de marketing. Puede definir los permisos para cada perfil según sea necesario y especificar el perfil al agregar un usuario.

Perfiles predeterminados: Por defecto, se proporcionan dos permisos de perfil. Solo puede cambiar los permisos para el módulo y no es posible otra personalización. Los dos perfiles predeterminados son:

• Perfil del administrador : este perfil tiene acceso a todas las funciones de la cuenta de Zoho CRM.

• Perfil estándar : este perfil tiene acceso limitado a las funciones de la cuenta de Zoho CRM. 

• Roles : también, configure la jerarquía de toda la organización creando Roles y asignándolos a los usuarios.
  

En Zoho CRM, puede configurar la jerarquía de toda la organización utilizando Roles. Los usuarios de una jerarquía superior siempre pueden acceder a todos los registros de una jerarquía inferior. Por ejemplo, un gerente de ventas puede acceder a todos los registros de representantes de ventas, mientras que los representantes de ventas solo pueden acceder a sus registros. 

Puede crear roles solo si tiene más de un usuario en su cuenta de Zoho CRM.

Puntos clave para comprender los roles

• Los usuarios con un rol de CEO tienen acceso a toda la base de datos dentro de su organización.

• Los gerentes en la jerarquía de roles no pueden ver o editar los registros de sus subordinados si no tienen los permisos "Leer" o "Editar" para el tipo de registro.

• Los usuarios con un rol superior pueden acceder a los datos de otros usuarios por debajo de su jerarquía. Por ejemplo: un gerente de ventas puede acceder a los datos de sus subordinados.

• Por defecto, los usuarios con el mismo rol no pueden acceder a los datos de los demás. Por ejemplo, VP Engineering no puede acceder a los datos de VP Marketing y viceversa, aunque sean de la misma jerarquía.

• De forma predeterminada, los usuarios en la parte superior de la jerarquía no pueden ver los datos compartidos con sus usuarios subordinados a través de reglas de uso compartido personalizadas. Sin embargo, puede habilitar los derechos de acceso a los administradores mediante el uso de la opción Superiors Permitidos al crear la regla de intercambio de datos.

• Con la opción Compartir datos con pares, puede habilitar el intercambio de datos entre usuarios con el mismo rol.

• Se debe tener acceso de lectura / escritura al registro primario para agregar notas, archivos adjuntos o enviarle correos electrónicos.