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Configurar su canal de correo electrónico

Los correos electrónicos son el modo de comunicación más utilizado e indispensable para que sus clientes envíen tickets a su escritorio de Zoho. Los correos electrónicos recibidos de sus clientes se convierten en tickets y se les asigna una ID de ticket única. Todo lo que necesita hacer es reenviar los correos electrónicos recibidos en su buzón de soporte a Zoho Desk.

Buzón de soporte predeterminado

Cuando se suscribe a Zoho turística, se le proporciona una dirección de correo electrónico de soporte por defecto que se ve como el apoyo @ miempresa .zohodesk.com. La parte de mycompany de la dirección de correo electrónico se reemplazará con el nombre del portal de su Zoho Desk. Técnicamente, puede compartir esta dirección de correo electrónico de soporte con sus clientes para recibir correos electrónicos en Zoho Desk.

Para ver su dirección de correo electrónico de soporte predeterminada:

1. Haga clic en el   ícono de Configuración () en la barra superior.

2. En la página de inicio de la  instalación  , haga clic en  Correo electrónico en  Canales .

3. En la  página Dirección de correo electrónico de soporte   , puede encontrar la dirección de correo electrónico predeterminada .
   La dirección de correo electrónico se asigna con el departamento predeterminado y se le asigna un nombre descriptivo .
   
   

Reenviar correos electrónicos desde su dirección de correo electrónico externa

Debe tener una dirección de correo electrónico de soporte ( como support@MillenialsConsulting.com ) para su negocio. El siguiente paso es reenviar correos electrónicos desde su dirección de correo electrónico de soporte (externo) a la dirección de correo electrónico predeterminada en su cuenta de Zoho Desk. Aprenda  cómo configurar el reenvío de varios proveedores de servicios de correo electrónico. Una vez que configure el reenvío, recibirá un correo electrónico de verificación en support @ MillenialsConsulting .zohodesk.com en nombre de su servidor de correo electrónico.

Nota:

• El correo electrónico de verificación se crea como un ticket y se puede ubicar debajo de la vista Abrir tickets en su cuenta de Zoho Desk.

Agregar alias de correo electrónico de soporte

Mientras que su dirección de correo electrónico de soporte por defecto es apoyar @ miempresa .zohodesk.com, puede crear varios alias para diferentes situaciones. Por ejemplo, puede crear un alias como ventas @ miempresa .zohodesk.com para crear entradas de las ventas relacionadas con correos electrónicos en Zoho turística.  Incluso puede crear un departamento separado para la función de ventas y asignarlo con el alias de ventas. De esta manera, puede enrutar boletos directamente a su equipo de ventas. Sin embargo, debe reenviar correos electrónicos desde sus direcciones de correo electrónico externas a un alias de correo electrónico equivalente en su mesa de ayuda.

La siguiente tabla especifica las ediciones de Zoho Desk y la cantidad máxima de alias permitidos en cada una de ellas.

Para crear un alias: 

1. Haga clic en el   ícono de Configuración () en la barra superior.

2. En la página de inicio de la  instalación   , haga clic en  Correo electrónico en  Canales .

3. En la  página Dirección de correo electrónico de soporte   , haga clic en Nueva dirección de correo electrónico de soporte  en el área superior derecha.

4. En la ventana Agregar correo electrónico de soporte ,  ingrese ladirecciónque desea utilizar para recibir tickets de soporte. Por ejemplo, para crear un alias como ventas @ miempresa .zohodesk.com, introduzca ventas.
   
   

5. Ingrese un nombre descriptivo para su dirección de soporte. El nombre descriptivo precederá a la dirección de soporte. Por ejemplo, MillenialsConsulting Sales < sales@MillenialsConsulting.zohodesk.com >.
   
   

6. Haz clic en Guardar.
   
   

Siga los pasos anteriores para agregar varios alias de correo electrónico de soporte y luego configure el reenvío desde su dirección de correo electrónico externa equivalente para recibir tickets de soporte.

Puede editar o eliminar los alias de correo electrónico agregados en su Zoho Desk. 

Para eliminar un alias de correo electrónico:

1. Haga clic en el   ícono de Configuración () en la barra superior .

2. En la página de inicio de la  instalación   , haga clic en  Correo electrónico en  Canales .

3. En la   página Dirección de correo electrónico de soporte , haga clic en Eliminar correspondiente al alias.

4. Haga clic en Aceptar para confirmar.

Nota:

• Debe haber al menos una dirección de correo electrónico de soporte conectada a su Zoho Desk.

Iniciar y detener la recuperación de correo

En cualquier momento, puede detener o comenzar a buscar correos electrónicos para los alias de correo electrónico de soporte creados en Zoho Desk.

Para dejar de buscar correos electrónicos para un alias:

1. Haga clic en el   ícono de Configuración () en la barra superior .

2. En la página de inicio de la  instalación   , haga clic en  Correo electrónico en  Canales .

3. En la  página Dirección de correo electrónico de soporte   , haga clic en el botón de apagado correspondiente a una dirección de correo electrónico de soporte.

4. Haga  clic en Aceptar para confirmar. De ahora en adelante, los correos electrónicos recibidos en el alias de correo electrónico de soporte no se convertirán en tickets.
   
   

Para comenzar a buscar correos electrónicos para un alias:

1. Haga clic en el   ícono de Configuración () en la barra superior.

2. En la  página de inicio de la  instalación , haga clic en  Correo electrónico en  Canales .

3. En la  página de dirección de correo electrónico de soporte   , haga clic en el botón ON correspondiente a una dirección de correo electrónico de soporte.

4. Haga  clic en Aceptar para confirmar.

Asociando Alias ​​con el Departamento

Si ha creado varios alias de correo electrónico de soporte, puede asignarlos con sus departamentos apropiados en Zoho Desk. Le ayuda a rastrear, administrar y generar informes para los tickets recibidos en esos alias de correo electrónico. Sin embargo, esta opción solo está disponible cuando tiene más de un departamento.

Para asignar un alias con un departamento:

1. Haga clic en el   ícono de Configuración () en la barra superior.

2. En la página de inicio de la  instalación   , haga clic en  Correo electrónico en  Canales .

3. En la  página Dirección de correo electrónico de soporte   , haga clic en Editar correspondiente a un alias de correo electrónico.

4. Seleccione un departamento del menú desplegable.

5. Haz clic en Guardar . 

Agregar dirección de origen o remitenten

Zoho Desk le permite responder desde otra dirección de correo electrónico de soporte de su empresa en lugar de su dirección de origen predeterminada. Sin embargo, debe agregar la Dirección de origen y autenticarla en Zoho Desk. Además, cuando no agrega una dirección de origen, la dirección de correo electrónico de soporte predeterminada se utiliza como la dirección de origen en las respuestas a los clientes.

Para agregar una dirección de origen: 

1. Haga clic en el   ícono de Configuración () en la barra superior.

2. En la página de inicio de la  instalación   , haga clic en  Correo electrónico en  Canales .

3. En la   página Dirección de correo electrónico de soporte , haga clic en Dirección de origen en el panel izquierdo.
   Puede encontrar que su dirección de correo electrónico de soporte predeterminada se agregó como la dirección de origen.

4. En la  página Dirección de origen   , haga clic en Nueva dirección de origen en el área superior derecha.

5. En la  ventana Agregar dirección de origen   , haga lo siguiente:

• Seleccione un departamento (cuando tenga más de uno) del menú desplegable.

• Ingrese la dirección de origen que se utilizará al responder los tickets. Por ejemplo, support@MillenialsConsulting.com .

• Ingrese un  nombre descriptivo  para su dirección de origen.

6. Haz clic en Guardar .
   
   

Una vez que agregue una Dirección de origen, recibirá un correo electrónico de autenticación a esa dirección de correo electrónico. Debe completar la autenticación para poder responder utilizando la nueva dirección de origen. 

Notas:

• ¿No recibió el correo electrónico de autenticación? Verifique su carpeta de correo no deseado para asegurarse de que no terminó allí. 

• También puede intentar volver a enviar el correo electrónico de autenticación manualmente. Para reenviar, vaya a Configuración> Correo electrónico> Desde dirección y luego haga clic en  Reenviar.

• Le recomendamos que agregue el siguiente registro SPF en su archivo DNS de dominio para garantizar la entrega correcta de sus correos electrónicos:  v = spf1 mx include: zoho.com ~ all

• Cuando agregue una dirección de origen personalizada, recuerde actualizarla en el campo De de sus plantillas de correo electrónico. Para revisar sus plantillas, vaya a Configuración> Plantillas> Plantillas de correo electrónico .

Agregar dirección de origen con SMTP

Puede elegir agregar la Dirección de origen utilizando los detalles de su servidor SMTP en Zoho Desk. Le proporciona un mayor control sobre la entrega de correos electrónicos enviados desde su mesa de ayuda. 

Para agregar una dirección de origen con SMTP: 

1. Haga clic en el   ícono de Configuración () en la barra superior.

2. En la página de inicio de la  instalación   , haga clic en  Correo electrónico  en  Canales .

3. En la   página Dirección de correo electrónico de soporte , haga clic en  Dirección de origen en el panel izquierdo.
   Puede encontrar que su dirección de correo electrónico de soporte predeterminada se agregó como Dirección de origen.

4. En la  página Dirección de origen   , haga clic en Nueva  dirección de origen en el área superior derecha.

5. En la  ventana Agregar dirección de origen  , haga lo siguiente:

• Seleccione un  departamento (cuando tenga más de uno) del menú desplegable.

• Ingrese la  dirección de origen que  se utilizará al responder los tickets. Por ejemplo, support@MillenialsConsulting.com .

• Ingrese un  nombre descriptivo para su dirección de origen.

6. Marque la opción Usar mi SMTP y haga lo siguiente:

• Ingrese su nombre de usuario y contraseña SMTP .

• Seleccione el tipo de conexión . Puede elegir entre  Plain ,  SSL  y TLS .

• Ingrese el nombre del servidor .

• Seleccione el número de puerto para el servidor. Puedes elegir entre  25 , 465 y 587 .

7. Haz clic en Guardar .

Nota:

• No es necesario que verifique la Dirección de origen o que agregue un registro SPF cuando utiliza su servidor SMTP.

Deshabilitar desde la dirección 

Puede deshabilitar una dirección de origen que cree que no se usará pronto. Cuando deshabilita, la Dirección de remitente no se mostrará en el campo 'De' cuando redacte una respuesta.

Para deshabilitar una dirección de origen:

1. Haga clic en el   ícono de Configuración () en la barra superior.

2. En la página de inicio de la  instalación   , haga clic en  Correo electrónico en  Canales .

3. En la   página Dirección de correo electrónico de soporte , haga clic en  Dirección  de origen en el panel izquierdo.

4. En la  página Dirección de origen   , haga clic en Desactivar correspondiente a una dirección de origen.

5. Haga clic en Aceptar para confirmar.

Nota:

• Puede deshabilitar o, más bien, eliminar la dirección de origen predeterminada ( support@MillenialsConsulting.zohodesk.com ) para que no se muestre en el campo 'De' mientras está en el editor de respuestas.

Eliminar de la dirección

Si decide que ya no necesita una Dirección de origen, puede eliminarla de su Zoho Desk.

Para eliminar una dirección de origen: 

1. Haga clic en el   ícono de Configuración () en la barra superior.

2. En la página de inicio de la  instalación   , haga clic en  Correo electrónico  en  Canales .

3. En la  página Dirección de correo electrónico de soporte   , haga clic en  Dirección de origen en el panel izquierdo.

4. En la  página Dirección de origen   , haga clic en  Eliminar correspondiente a una dirección de origen.

5. Haga  clic en Aceptar para confirmar.

Otra configuración

Las siguientes opciones de configuración también pueden ser útiles para determinar cómo administrar su canal de correo electrónico.

Respuestas automáticas de correo electrónico de CC

Ahora, cada vez que envíe una respuesta o reenvíe un ticket que haya recibido, la dirección de correo electrónico de soporte original se agregará automáticamente como destinatario de CC. No verá la dirección de correo electrónico en la línea CC mientras redacta el mensaje, pero se copia una copia de cada respuesta en tiempo real. Tenga en cuenta que este es un 

Para auto-cc respuestas por correo electrónico: 

1. Haga clic en el   ícono de Configuración () en la barra superior.

2. En la página de inicio de la  instalación  , haga clic en  Correo electrónico en  Canales .

3. En la   página Dirección de correo electrónico de soporte , haga clic en  Otra configuración  en el panel izquierdo.

4. Cambie las respuestas de correo electrónico de CC automático a su opción de buzón de soporte a Activado.

La función Auto-Cc se habilitará de inmediato.

Nota:

• Este es un entorno de nivel de organización. Sin embargo, puede elegir habilitar o deshabilitar esta opción para sus departamentos individuales.

Crear contactos usando la dirección de correo electrónico de respuesta

Por defecto, la dirección 'De' del cliente que le envía un correo electrónico se utiliza para crear el contacto. En su lugar, puede optar por crear contactos con su dirección de correo electrónico "Responder a". Por ejemplo, Natalie envía un correo electrónico desde support@abccorp.com pero quiere recibir respuestas en una dirección en particular, por ejemplo, natalie@zmail.com . Al habilitar esta opción, Natalie se agregará a sus contactos con la dirección de correo electrónico natalie@zmail.com en lugar de support@abccorp.com .

Para usar la dirección de correo electrónico de respuesta:

1. Haga clic en el   ícono de Configuración () en la barra superior.

2. En la página de inicio de la  instalación  , haga clic en  Correo electrónico  en  Canales .

3. En la   página Dirección de correo electrónico de soporte , haga clic en  Otra configuración  en el panel izquierdo.

4. Cambie las respuestas de correo electrónico de CC automático a su opción de buzón de soporte a ACTIVADO .
   
   La función Auto-Cc se habilitará de inmediato.

Nota:

• Este es un entorno de nivel de organización. Sin embargo, puede elegir habilitar o deshabilitar esta opción para sus departamentos individuales.

• Cuando hay más de una dirección de correo electrónico de "respuesta", la primera dirección de correo electrónico de respuesta se utiliza para crear un contacto para el ticket.

Mostrar el nombre del agente en las respuestas de tickets

Comienzas las conversaciones de apoyo con un "hola", diciendo "un placer conocerte" y terminas con un "gracias" y un "adiós". Pero, ¿qué pasa si sus clientes encuentran que sus respuestas llegan a su buzón como "De: Soporte de MillenialsConsulting". ¿No sentirán que es otro boleto numerado para ser tratado y enviado?

En su lugar, agregue una "cara" a sus tickets de soporte mostrando el nombre del agente en sus respuestas de tickets. Por ejemplo, "De: Brad < support@zylcares.com >". Sería agregar el toque personal a cada respuesta.

Para mostrar el nombre del agente:

1. Haga clic en el   ícono de Configuración () en la barra superior.

2. En la página de inicio de la  instalación  , haga clic en  Correo electrónico  en  Canales .

3. En la   página Dirección de correo electrónico de soporte , haga clic en  Otra configuración  en el panel izquierdo.

4. Cambie la opción Mostrar nombre del agente en las respuestas de ticket enviadas a los clientes a Activado .
   Zoho Desk ahora mostrará el nombre del agente (nombre y apellido) junto con el alias de correo electrónico de soporte en las respuestas de los tickets.

Especificar el remitente mientras reenvía correos electrónicos

Cuando reenvía un correo electrónico a Zoho Desk, crea un ticket a su nombre y no al remitente original. Sin embargo, puede elegir especificar el remitente original en el correo electrónico, para que cree un ticket en su nombre (es decir, el cliente). Todo lo que tiene que hacer es insertar la palabra clave " #original_sender " seguida del correo electrónico del cliente en la parte superior del cuerpo del correo electrónico. Por ejemplo,  #original_sender { customer@emailaddress.com } .

Para pasar un correo electrónico como remitente original:

1. Haga clic en el   ícono de Configuración () en la barra superior.

2. En la página de inicio de la  instalación  , haga clic en  Correo electrónico  en  Canales .

3. En la   página Dirección de correo electrónico de soporte , haga clic en  Otra configuración  en el panel izquierdo.

4. Active la  opciónCrear tickets en nombre del remitente mientras reenvía correos electrónicosaON .
   Zoho Desk ahora configurará al solicitante según las instrucciones.

Nota:

• Esta solución solo funciona para correos electrónicos reenviados por agentes activos. 

• Este es un entorno de nivel de organización. Sin embargo, puede elegir habilitar o deshabilitar esta opción para sus departamentos individuales.

Establecer respuestas de tickets como privadas automáticamente

Las respuestas a los tickets son públicas y se muestran a los clientes en su bandeja de entrada. Pero, ¿qué sucede si desea relacionarse con alguien sin que la conversación termine en la bandeja de entrada de su cliente? La capacidad de responder a los tickets eliminando al solicitante de ser el destinatario lo ayuda en estas situaciones. Dichas respuestas se pueden configurar como privadas automáticamente, por lo que no son visibles en el Centro de ayuda.

Para habilitar esta configuración:

1. Haga clic en el   ícono de Configuración () en la barra superior.

2. En la página de inicio de la  instalación  , haga clic en  Correo electrónico  en  Canales .

3. En la   página Dirección de correo electrónico de soporte , haga clic en  Otra configuración  en el panel izquierdo.

4. Alternar los  hilos de entradas define automáticamente como privada en base a los destinatarios  opción de EN .
   Zoho Desk ahora configurará automáticamente los hilos de respuesta como privados cuando el solicitante no sea el destinatario.

Notas:

• Los hilos de correo electrónico reenviados se seguirán marcando como privados, independientemente de esta configuración.

• Esta es una configuración de toda la organización y se aplica a todos los departamentos de Zoho Desk.

• Cuando está deshabilitado, los agentes no pueden configurar las respuestas de correo electrónico como privadas aunque el solicitante no sea el destinatario.

Preguntas frecuentes (FAQ) 

Aquí hay algunas preguntas frecuentes y respuestas sobre cómo configurar el canal de correo electrónico en Zoho Desk. 

1. He configurado el reenvío desde dos de mis buzones de soporte a un alias de correo electrónico (por ejemplo, support@MillenialsConsulting.zohodesk.com ) en un departamento. ¿Puedo filtrar los tickets por la dirección de correo electrónico a la que se enviaron originalmente?
   
   

• Puede filtrar tickets solo por los alias de correo electrónico que creó en Zoho Desk. Sin embargo, puede crear dos alias de correo electrónico diferentes en un departamento y configurar un reenvío personalizado para filtrar por sus direcciones de correo electrónico originales.
  
  

2. 
   Tengo más de dos direcciones 'desde' y parece que necesito elegir la correcta antes de enviar una respuesta. ¡Molesto!
     

• Zoho Desk configurará automáticamente la Dirección de origen, a la que sus clientes se dirigieron su boleto. Sin embargo, para los tickets creados desde otros canales, debe elegir la dirección de origen preferida.
  
  

3. 
   Estoy usando G Suite y he configurado el enrutamiento a nivel de dominio (y no el enrutamiento predeterminado). Desafortunadamente, el reenvío de correos electrónicos a Zoho Desk arroja el siguiente error: "La entrega al siguiente destinatario falló permanentemente". ¿Qué hice mal?
   
   

• Cuando configure el reenvío a nivel de dominio en su consola G Suite, asegúrese de habilitar la opción Cambiar envolvente SMTP . Esto reenviará sus correos electrónicos a Zoho Desk con < support@mycompany.zohodesk.com > como la dirección 'Para'.