Uso de versiones de artículos en la base de conocimientos
El control de versiones ayuda a realizar un seguimiento y administrar varias revisiones aplicadas a un artículo de KBase. Puede ver diferentes versiones de un artículo, comparar una versión anterior, restaurar a una versión anterior, dejar una nota sobre una versión en particular y mucho más.
Beneficios
- Vuelva a rastrear el historial de un artículo desde la fecha y hora en que se creó por primera vez hasta el presente. Puede hacer clic en una versión mayor o menor para ver los cambios realizados, quién los hizo y cuándo.
- Compare dos versiones de un artículo para ver los cambios que sufrió. Las diferencias entre las versiones se destacan para corregir imprecisiones, si las hubiera.
- Restaure una versión anterior de un artículo si es necesario. Efectivamente significa una cosa: ¡no puedes equivocarte! Cuando se restaure la versión anterior, se creará una nueva, convirtiéndola en la última versión.
- Agrega notas a las versiones existentes de un artículo. Puede ser un cambio que haya realizado en esa versión o simplemente una alerta a otros agentes.
¿Cómo funcionan las versiones?
Cada vez que cambia el contenido de un artículo, se crea una nueva versión. Si solo ve un artículo o actualiza sus propiedades (como título, información de SEO, etc.), la nueva versión no se crea, solo se crea cuando realmente cambia algo en el editor de contenido.
¿Cuáles son los 2 tipos de control de versiones?
Puede tener versiones mayores y menores de un artículo. Ambas versiones se identifican numéricamente donde se asignan números únicos en orden creciente. Por ejemplo, la versión 0.1 se usa para indicar el borrador inicial o la versión secundaria de un artículo. Una versión principal se numera aumentando la primera parte del número de versión, por ejemplo, 1.0. Las versiones secundarias posteriores se numeran 1.1, 1.2, 1.3, etc.
Versiones menores
Las versiones secundarias se crean cuando guarda un borrador de un artículo. No hay límite en la cantidad de versiones menores que puede guardar, excepto que hace que la interfaz de usuario sea más complicada.
Son muy útiles cuando:
- El artículo actual (versión principal) está publicado y disponible en línea.
- Necesita revisar y actualizar el artículo o quiere proponer un cambio mientras el documento publicado sigue siendo el oficial.
- Esta versión revisada, actualizada o modificada del artículo se agrega a la carpeta Borradores y se mantiene invisible para los usuarios finales hasta que se publique como el nuevo artículo oficial.
Versiones principales
Las versiones principales se crean cuando publica un artículo. Si un artículo requiere aprobación, permanece como borrador hasta que el revisor lo publica y le asigna una versión principal. Tenga en cuenta que los usuarios finales solo pueden acceder a la versión publicada o principal del artículo en el Centro de ayuda.
¿Cómo ver el historial de versiones?
Puede realizar un seguimiento de todas las ediciones que se realizaron en un artículo en la pestaña Versiones .
Para ver las versiones en un artículo:
- Haga clic en el módulo Knowledge Base (KB) .
- Abra un artículo para ver sus detalles.
- Haga clic en Versiones en la parte superior del panel derecho.
Puede ver todas las versiones creadas para el artículo junto con sus respectivos propietarios y la marca de tiempo.
¿Cómo agregar una nota de versión?
Puede agregar una breve descripción a la versión de un artículo para ayudarlo a recordar los cambios que le hizo.
Para agregar una nota a una versión:
- Abra un artículo para ver sus detalles.
- Haga clic en Versiones en la parte superior del panel derecho.
Verá las versiones menores y mayores si están disponibles. - Haga clic en la versión para la que desea agregar una nota.
- Haga clic en el enlace + Agregar nota correspondiente y luego ingrese la descripción.
- Haga clic en Agregar .
La descripción que ingresó se mostrará al pasar el mouse por la versión. Puede hacer clic en el enlace Editar para modificar la nota.
Nota:
- No puede eliminar una nota que queda en una versión.
- La nota no puede exceder la longitud máxima de 250 caracteres.
¿Cómo comparar versiones?
Puede comparar dos versiones específicas de un artículo para ver qué ha cambiado entre las versiones. Es especialmente útil cuando varias personas trabajan juntas en artículos o cuando la información pasa por varias etapas de borradores y revisión. Tenga en cuenta que solo puede comparar el contenido de dos artículos y no sus propiedades como título, información de SEO, etc.
Para comparar dos artículos:
- Abra un artículo para ver sus detalles.
- Haga clic en Versiones en la parte superior del panel derecho.
Verá las versiones menores y mayores si están disponibles. - Haga clic en el enlace Comparar en la parte superior del panel de versiones.
- Marque las casillas junto a las versiones que le gustaría comparar. Puede seleccionar un máximo de 2 versiones.
- Haga clic en Comparar en la parte inferior del panel de versiones.
- En la siguiente pantalla, verá los resultados de la comparación.
Cuando compara versiones, Zoho Desk muestra las dos versiones una al lado de la otra: la más reciente a la izquierda y la versión con la que la está comparando en el lado derecho de la ventana. Las dos versiones se desplazan sincrónicamente para que pueda ver los cambios en contexto. También puede hacer clic en el icono Expandir ( 
) para ver los paneles de comparación en una ventana más grande.
Nota:
- No puede editar las versiones mientras las está comparando.
¿Cómo realizar un seguimiento de los cambios durante la comparación?
Puede realizar un seguimiento de los cambios entre dos versiones según los colores. El texto que se ha eliminado se marca en rojo , el texto que se ha agregado se marca en verde y el texto que se ha modificado se marcará en azul .
¿Cómo restaurar una versión?
Puede revisar diferentes versiones de su artículo y restaurar a una versión anterior si es necesario.
Para restaurar a una versión anterior:
- Abra un artículo para ver sus detalles.
- Haga clic en Versiones en la parte superior del panel derecho.
Verá las versiones menores y mayores si están disponibles. - Revise las versiones que se enumeran y seleccione la que desee restaurar.
- Haga clic en Restaurar esta versión en la parte superior del panel de versiones.
Nota: Se muestra Edición rápida para la versión que está disponible en línea. El contenido de su versión restaurada se cargará en su editor. - Haz clic en Publicar .
¿Qué es la edición rápida?
El modo de edición rápida le permite editar artículos en versión. Específicamente, le permite iniciar la edición en versión del contenido del artículo sin tener que crear una nueva versión principal. Pero hay una trampa. La opción de edición rápida está disponible solo cuando se publica un artículo y también tiene una versión preliminar en curso. Lo veremos a través de un ejemplo.
Supongamos que tiene un artículo publicado con la versión 3.0. Posteriormente, ha estado trabajando en un nuevo borrador, por ejemplo, la versión 3.1. Este nuevo borrador estará disponible en la vista Mis borradores de su KBase. Ahora, ¿qué sucede si desea editar la versión en vivo (es decir, v3.0) sin publicar los cambios en su borrador? Aquí es donde la función de edición rápida resulta útil. Le permite editar y publicar el artículo en su versión actual sin tener que interferir con el contenido del borrador.
Puede hacer clic en el icono de Edición rápida ( 
) en un artículo para editarlo en la versión. Sin embargo, esta opción solo está disponible para artículos en las vistas Publicado y Mis artículos .
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