Gestión de roles de usuario

Configure la jerarquía de toda la organización utilizando Roles. Los usuarios de una jerarquía superior siempre pueden acceder a todos los registros de una jerarquía inferior. Por ejemplo, un administrador de soporte puede acceder a todos los registros de los agentes, mientras que los agentes solo pueden acceder a sus registros.

Características clave

• Los usuarios con un rol de CEO tienen acceso a toda la base de datos dentro de su organización.

• Los gerentes en la jerarquía de roles no pueden ver o editar los registros de sus subordinados si no tienen los permisos "Leer" o "Editar" para el tipo de registro.

• Los usuarios con un rol superior pueden acceder a los datos de otros usuarios por debajo de su jerarquía. Por ejemplo, un administrador de soporte puede acceder a los datos de sus subordinados.

• Por defecto, los usuarios con el mismo rol no pueden acceder a los datos de los demás. Por ejemplo, VP Engineering no puede acceder a los datos de VP Customer Support y viceversa, aunque pertenecen a la misma jerarquía.

• Puede usar la  opción Compartir datos con pares para permitir el intercambio de datos entre usuarios de la misma función.

• Uno debe tener acceso de lectura / escritura al registro primario para agregar comentarios, archivos adjuntos o enviarle un correo electrónico.

• Un usuario con un perfil de administrador tendrá acceso a todos los datos independientemente de la función asignada al usuario.
  
  

Creando Roles

Por defecto, los roles de CEO y Gerente están habilitados para su cuenta de Zoho Desk. También puede crear diferentes tipos de roles para los usuarios en función de su posición en la jerarquía de su organización.

Para crear un nuevo rol:

1. Haga clic en el   ícono de  Configuración () en la barra superior.

2. En la  página de inicio de la  instalación , haga clic en  Permisos  en  Usuarios y control .

3. En la  Lista de roles , haga clic en Nuevo rol  en la esquina superior derecha.

4. En la página Nuevo rol, haga lo siguiente:

• Ingrese el nombre del rol . 

• Seleccione el rol del superior inmediato de la búsqueda Informes a .
  Si no selecciona el rol del superior, el nuevo rol se creará bajo el rol de CEO.

• Seleccione la casilla de verificación Compartir datos con pares si desea habilitar los derechos de acceso a pares.

• Especifique la Descripción para el rol.
  
  
  
  

5. Haz clic en Guardar .

Asignación de roles

Después de crear roles, puede asignarlos a los agentes de su organización.

Para asignar roles a los usuarios:

1. Haga clic en el   ícono de  Configuración () en la barra superior.

2. En la  página de inicio de la  instalación , haga clic en  Agentes  en  Usuarios y control .

3. En la  página Lista de agentes  , haga clic en < Nombre del agente >.

4. En la página Detalles del agente , haga clic en el panel izquierdo. 

5. En la  página Editar  información del agente y en Roles y permisos, seleccione el Rol específico en el cuadro de búsqueda.

6. Haz clic en Guardar .

Edición de roles

Puede modificar los roles de usuario según los cambios en su jerarquía organizacional. Puede realizar las siguientes modificaciones:

• Renombrar el rol

• Cambiar el rol superior

• Cambiar la configuración para compartir datos con sus compañeros

Al cambiar los nombres de los roles, todas las reglas para compartir datos se actualizarán automáticamente. 

Para editar un rol:

1. Haga clic en el   ícono de  Configuración () en la barra superior.

2. En la  página de inicio de la  instalación , haga clic en  Permisos  en  Usuarios y control .

3. En la  Lista de roles , haga clic en el nombre del rol .

4. En la página Detalles del rol , haga clic en el  icono  Editar () en el área superior derecha.

5. En la página Editar rol , actualice las nuevas propiedades para el rol.

6. Haz clic en Guardar .

Eliminar roles

No puede eliminar las funciones existentes sin transferir a los usuarios a una nueva función. 

Para eliminar un rol:

1. Haga clic en el   ícono de  Configuración () en la barra superior.

2. En la  página de inicio de la  instalación , haga clic en  Permisos  en  Usuarios y control .

3. En la  Lista de roles , haga clic en el   nombre del rol .

4. En la  página Detalles del  rol , haga clic en el  icono  Eliminar () en el área superior derecha.

5. En la página Eliminar rol , haga clic en un rol existente para transferir los roles secundarios al rol seleccionado.

6. Haz clic en Transferir y eliminar .

Ahora el rol y los roles secundarios se transfieren al nuevo rol y se crea una jerarquía de organización diferente.