Disponibilidad de características: planes Premium y Enterprise . También disponible para usuarios de CRM Plus y Zoho One .

Habilitar presupuesto

• El presupuesto del proyecto está habilitado de forma predeterminada para los perfiles de administrador. 
  
• Para otros perfiles, puede habilitar el permiso de presupuesto del proyecto editando  Perfiles .
  
• EVM se puede habilitar solo si el presupuesto del proyecto está habilitado.

Habilitar umbral de presupuesto y límite de exceso

Reciba una notificación por correo electrónico cuando el costo real supere el umbral especificado o el presupuesto planificado.    

1. Alterne los botones de correo electrónico de umbral de presupuesto y correo electrónico de sobrepaso de presupuesto en la sección Configuración de presupuesto  . 
   
2. Haga clic en Personalizar correo electrónico para modificar la plantilla de correo electrónico.  
   
3. Haga clic en Guardar .
   

Establecer presupuesto para un proyecto

1. Vaya a Proyectos  en el panel de navegación izquierdo  y luego haga clic en Nuevo proyecto .
   
2. Ingrese los detalles del proyecto.
   
3. Seleccione la moneda según sus requisitos en la sección Presupuesto .
   
4. Seleccione Basado en cantidad o Basado en horas en el campo Presupuesto del proyecto para configurar/crear un presupuesto para su proyecto. También puede configurar el presupuesto para hitos y tareas . Si no desea configurar un presupuesto en este momento, puede seleccionar Ninguno.
   
5. Ingrese el monto del presupuesto o las horas en función de su selección anterior.
   
6. Introduzca el límite de umbral. Puede definir este límite solo si ha habilitado el correo de umbral de presupuesto en Configuración de presupuesto. Tenga en cuenta que recibirá una notificación por correo electrónico cuando el costo real supere este límite. Haga clic aquí para saber cómo habilitarlo.
   
7. Elija el método de facturación . 
   
   • Según las horas del personal : a los usuarios se les asignan diferentes tarifas y la facturación del proyecto se basa en las tarifas de los usuarios de los miembros que trabajan en el proyecto. Puede establecer tarifas de usuario en la  página Agregar usuario  .
     
   • Según las horas del proyecto : a los usuarios se les asigna una tarifa estándar y la facturación del proyecto se basa en las horas registradas para el proyecto en su totalidad.
     
   • Costo fijo por proyecto : se factura a los clientes en función de un costo fijo y esta opción está disponible solo para los portales integrados con Zoho Invoice. En esta opción, dado que la facturación se realiza en base a un costo fijo, no puede realizar un seguimiento de un presupuesto con monto variado. es decir, no se aplica el tipo de presupuesto basado en la cantidad.
     
   • Basado en horas de tareas/problemas : en el método de facturación basado en tareas o problemas, se factura a los clientes en función de las horas de registro en tareas o problemas. Este método de facturación se usa cuando su organización brinda servicios que son independientes entre sí y, por lo tanto, cada tarea/problema requiere un presupuesto diferente según su propósito. Esto se agregará a la lista de tareas, el hito y el costo planificado del proyecto.
     
8. Ingrese el costo fijo si selecciona Costo fijo para proyecto .
   
9. Ingrese la tarifa por hora y el costo por hora .
   
10. Ingrese la tarifa predeterminada por hora y el costo predeterminado por hora si selecciona el método de facturación basado en tareas o problemas.
    

Haga clic aquí para comprender cómo se calcula el costo planificado y real en función de las métricas anteriores.

• La moneda predeterminada es la moneda base elegida al habilitar el presupuesto. Se considera para el presupuesto solo cuando no se elige ninguna moneda durante la creación del proyecto.
  
• La vista de lista de proyectos muestra el presupuesto consolidado para tareas y problemas.
  
• El costo planificado para una tarea recurrente se multiplicará por el número de ocurrencias.
  
• Para ver los costos planificados, los usuarios deben tener el permiso Tarea > Ver todo.
  
• Para ver los costos reales y pronosticados, los usuarios deben tener el permiso Hoja de tiempo > Ver todo.
  

El gráfico del presupuesto del proyecto se muestra en el tablero .  Si no puede ver los detalles del presupuesto, haga clic en y habilite Estado del presupuesto . El gráfico ofrece una vista detallada del costo planificado y el costo real incurrido por la tarea. La variación del costo es la diferencia entre el costo planificado y el real. Un presupuesto es superávit cuando el costo planificado es mayor que el costo real, de lo contrario, el presupuesto se excede.

Pronóstico

El costo o las horas pronosticadas brindan una imagen futurista basada en el desempeño actual de un proyecto. Es el costo estimado al momento de la finalización y se calcula en función del porcentaje de finalización según la fecha, el costo planificado y el real.

El costo o las horas pronosticadas se calculan en función de las horas de trabajo o las horas planificadas y las horas reales registradas para las tareas y el costo por hora. Las fórmulas para calcular el costo previsto y las horas previstas se dan a continuación:

• Costo previsto = (((100 - % completado) * costo planificado)/100) + Costo real
  
• Horas previstas = (((100 - % completado) * horas planificadas)/100) + Horas reales.
  

Calcular presupuesto

• Horas planificadas: Total de horas de trabajo
  
• Horas reales: total de horas de registro facturables
  
• Costo planificado: Horas planificadas * Costo por hora
  
• Costo real: Horas reales * Costo por hora
  
• Variación de costo: Costo planificado - Costo real
  

Calendario de cálculo automático de presupuesto

El presupuesto se calcula automáticamente cada seis horas. Dentro del intervalo de actualización automática, si desea calcular el presupuesto, haga clic en el botón en el widget Estado del presupuesto .

Requiere tarea y parte de horas > permiso Ver todo.

Seguimiento de los excesos de presupuesto

Navegue hasta el módulo respectivo (Tarea/Hito), haga clic y seleccione Exceder del campo Presupuesto . Las horas de registro se pueden marcar como facturables en caso de que se cobre un costo al cliente y como no facturables para indicar que las horas no se cobran. Cuando los miembros del equipo registren el tiempo para la tarea, calculará automáticamente el costo real de las horas facturables aprobadas. Esto actualiza el presupuesto en tiempo real. Es posible que deba aprobar o rechazar registros de hojas de tiempo para garantizar que el presupuesto se calcule con precisión.

Editar presupuesto

Una vez que se establece el presupuesto del proyecto, se puede editar si es necesario.

1. Haga clic en Proyectos en el panel de navegación izquierdo .
   

2. Pase el cursor sobre un proyecto y haga clic en  .
   

3. Seleccione Editar proyecto .
   

Puede realizar un seguimiento de los costos de su proyecto con presupuestos y entregarlos a tiempo sin problemas al administrar el costo planificado y real. Esto permite una planificación más precisa para proyectos futuros, según los fondos disponibles y el ancho de banda del equipo.