Portal personalizado
Los portales personalizados de Recruit están diseñados para que los administradores amplíen el acceso de Recruit a sus clientes, contactos y candidatos. Un usuario del portal puede acceder a los módulos y a algunos de los datos asociados, como ofertas de trabajo, candidatos y entrevistas que están presentes en Zoho Recruit. También pueden ver, editar registros, crear registros y agregar notas y archivos adjuntos.
Consideremos algunos escenarios para comprender cómo los portales pueden ser útiles para su negocio.
Ubicaciones e incorporación : si desea incorporar candidatos a su organización, deberá recopilar datos (datos personales, datos bancarios, etc.). Los candidatos pueden rastrear su estado de incorporación y otras listas de verificación. Pueden hacer un seguimiento con su reclutador para la incorporación y revisar los detalles de la oferta, etc., a través del portal personalizado.
Remisión de empleados : puede facilitar un sistema de remisión de empleados con un portal personalizado. Los empleados pueden iniciar sesión en el portal y cargar los currículums de los candidatos que desean recomendar. Pueden realizar un seguimiento adicional del estado de cada referencia.
Recopilación de candidatos de socios : en general, las empresas de contratación de personal se asocian con otras empresas de contratación para compartir candidatos y puestos vacantes. Si hay una vacante disponible, se compartirá entre las redes asociadas. Los socios pueden iniciar sesión en el portal personalizado y cargar sus candidatos o puestos vacantes.
Disponibilidad
- Los usuarios con el permiso Administrar perfil del portal pueden crear un portal e invitar clientes.
- Disponible solo para las versiones Enterprise y Enterprise de prueba de Zoho Recruit
Nota
- Puede configurar hasta cinco portales. El primer portal será el predeterminado y se creará para el módulo Candidatos.
- Estos portales se pueden crear para los módulos Clientes, Contactos y Personalizados.
- Se necesitan licencias de usuario de portal adicionales para portales personalizados.
- De forma predeterminada, Zoho Recruit ofrecerá 10 licencias de portal gratuitas. Una vez agotadas las licencias de su portal, puede adquirir licencias adicionales.
Acciones que puede realizar un usuario del portal
Cree, edite o elimine registros en el módulo Recruit al que tienen acceso.
Edite los registros que están asociados con ellos , que son agregados por otros usuarios de Recruit, si tienen el permiso requerido. Por ejemplo, si un candidato o evaluación está asociado con el usuario del portal, entonces puede editar los detalles de esos registros.
La edición de los campos en un registro que se comparte con ellos , por ejemplo, dirección, número de teléfono, dirección de correo electrónico, etc., se reflejará en su cuenta de Recruit.
Clone otros registros asociados con ellos (registros de candidatos, entrevistas, ofertas de trabajo, etc.) y agregue más detalles según sea necesario. Por ejemplo, si un usuario del portal desea replicar un registro de candidato o una vacante de trabajo, entonces, en lugar de crear un nuevo registro desde cero, puede clonar un registro existente y realizar ediciones donde sea necesario.
Configurar un portal personalizado
La configuración de un portal implica los siguientes cuatro pasos:
- Definición de un portal personalizado
- Configurar el tipo de portal
- Especificar permisos de campo
Definición de un portal personalizado
Nombra tus portales para los usuarios que accederán a los módulos de reclutamiento. Se pueden definir permisos para los portales que habilitarán o restringirán el acceso a los datos en su cuenta de Zoho Recruit. Algunos ejemplos de portales personalizados son: contacto, candidato, departamento e incorporación.
Para definir un portal personalizado
- Ingrese un nombre en Nombrar su portal personalizado .
- Haga clic en Siguiente .
Configuración de la pestaña del portal
En este paso, elegirá los módulos y los diseños específicos a los que los usuarios del portal podrán acceder y definirá los permisos para crear, editar, ver o eliminar registros. Por ejemplo, imagine que dirige una agencia de personal y desea que sus clientes ingresen cierta información. Puede configurar un portal exclusivo para estos clientes y darles acceso al módulo Candidatos. Los clientes pueden ingresar sus datos en el portal para agregarlos a su registro de Reclutamiento. La configuración de la pestaña del portal incluye los siguientes pasos:
- Elija el módulo : puede optar por dar acceso a los usuarios del portal a los Candidatos, Contactos o módulos personalizados. Los clientes podrán ver sus propios detalles en el módulo y, según sus permisos, podrán agregar y editar los registros.
- Seleccione los módulos relacionados : Los módulos que tienen una búsqueda de candidatos o contactos se enumeran en los módulos relacionados. Puede elegir la lista de módulos relacionados a los que desea que los clientes puedan acceder. Aquí, solo se pueden ver los registros que están asociados con el módulo (Candidatos, Contactos o módulos personalizados) a través del campo de búsqueda.
- Definir el permiso de registro del módulo : puede establecer el nivel de permiso para cada registro en un módulo. Por ejemplo, puede permitir que los clientes vean o editen su dirección postal, o otorgue un permiso de solo lectura a las vacantes de empleo.
- Filtrar por : seleccione los registros que verá el usuario del portal mediante el filtro de búsqueda. Por ejemplo, si ha agregado dos campos de búsqueda en el módulo de candidatos, puede elegir una búsqueda basada en los registros que desea que vea el usuario del portal. Sin embargo, el filtro de búsqueda solo estará disponible para los usuarios del portal existentes si editan las configuraciones del portal.
- Seleccionar módulos públicos : el módulo de ofertas de trabajo es el módulo público. Los usuarios (portal) solo tendrán permiso de Ver para los registros que están presentes en el módulo. Cuando se selecciona un módulo de la categoría de módulos públicos, se eliminará de la lista de módulos relacionados. Verá la opción Filtrar por todos los registros / publicar, la opción Todos los registros enumerará todos los registros del módulo de ofertas de trabajo y la opción Publicar solo enumerará los trabajos publicados.
Para configurar la pestaña del portal
En la página Configuración de la pestaña Portal, seleccione un módulo de la opción Elegir módulo en la lista desplegable.
En la sección Módulos relacionados, haga lo siguiente:
- Fichas : seleccione las casillas de verificación de los módulos relacionados a los que los usuarios del portal podrán acceder.
- Diseños : seleccione uno o más diseños a los que los usuarios tendrán acceso.
- Permisos : elija crear, editar, ver, eliminar o editar los permisos del módulo (compartidos). Los usuarios del portal solo podrán realizar acciones en los registros según su permiso. El permiso de edición (compartido) permitirá a los usuarios del portal editar los registros que los usuarios de Recruit han agregado al módulo.
- Filtrar por : seleccione los filtros de la lista desplegable.
- Seleccione los módulos de la sección Módulos públicos.
- Haga clic en Siguiente .
Especificar el permiso de campo
Los módulos relacionados que seleccionó en el paso anterior (Configuración de la pestaña del portal) se enumerarán en la sección Permiso de campo. Puede seleccionar los campos a los que desea que accedan los usuarios del portal. También puede marcar los campos que no desea que el cliente edite como Solo lectura. Los campos obligatorios dentro de Recruit también estarán marcados como obligatorios en el portal.
Para especificar permisos de campo
En la página Permisos de campo, seleccione las casillas de verificación de los campos que deben estar disponibles para los usuarios del portal.
- Haga clic en la casilla de verificación Solo lectura , si es necesario.
- Haga clic en Guardar y Siguiente para pasar al siguiente diseño o módulo para definir los permisos de campo.
- Haga clic en Finalizar .
Ver vista previa del portal
Una vez que se completa la configuración del portal, puede obtener una vista previa del portal para ver cómo los clientes verán los registros.
Para ver la vista previa del portal:
- Vaya a Configuración > Configuración de Portal > Portal personalizado .
- En la página Configuración del portal del cliente, haga clic en Vista previa .
- Seleccione el portal personalizado de la lista desplegable para obtener una vista previa.
Nota
- Puede ver el resumen del portal una vez completada la configuración del portal. Puede editar el Permiso de campo y la Configuración de la pestaña Portal en los detalles de configuración del portal.
- También puede agregar un nuevo portal personalizado, si es necesario.
Usuarios del portal de compras
Cuando desee crear un usuario de portal adicional además del portal de cliente predeterminado, debe comprar los usuarios del portal. Puede comprar en la página Configuración del portal, así como en la página Administrar suscripciones.
- Para comprar usuarios del portal desde la página de administración de suscripción:
- Haga clic en el icono de su perfil y seleccione Administrar suscripción .
- Haga clic en Actualizar usuario / complementos en la página de suscripción.
- Seleccione la cantidad de usuarios del portal y luego haga clic en Continuar .
- Haga clic en Continuar con el pago .
Trabajando con portales
Enviar invitación del portal a los usuarios
Una vez que haya creado el portal, puede comenzar a invitar clientes. Las invitaciones por correo electrónico contendrán los detalles de la URL del portal. Una vez que los usuarios aceptan la invitación, se les pedirá que establezcan una contraseña. En el portal, el cliente primero debe establecer información básica, como su idioma preferido, formato de hora, zona horaria y país (la configuración de Reclutamiento se mostrará de forma predeterminada). Luego serán redirigidos a la página del módulo a la que se les ha dado acceso.
Para enviar una invitación
- Vaya a un módulo (Candidato, Contactos, Módulo personalizado) y seleccione un registro .
- En la página de detalles del registro, haga clic en el icono Más , luego haga clic en Invitar a portal personalizado .
- Seleccione un portal de la lista y haga clic en Invitar .
Nota
- Puede enviar una invitación por correo electrónico a los clientes desde la página de detalles del registro. La opción de enviar invitación solo estará disponible si la dirección de correo electrónico está presente.
- El correo electrónico de invitación solo será válido durante siete días.
- No puede enviar invitaciones masivas al portal.
- Por ejemplo: Patricia Boyle es una usuaria de Recruit que invita a Terrance a acceder al portal con permiso para crear contactos y candidatos. Wen Terrance crea un contacto a través del portal, se agregará a la base de datos de Recruit y Patricia Boyle será la propietaria del nuevo contacto.
Visualización de la información agregada por los usuarios del portal en Recruit
Los registros, notas o valores agregados por un usuario del portal se pueden ver dentro del módulo Recruit.
Por ejemplo, Russel es un usuario de reclutamiento que invitó a Terrance a acceder al módulo Contactos. Terrance tiene permiso para crear contactos y candidatos. Cuando crea un nuevo contacto en el portal y guarda el registro, Patricia puede verlo dentro del módulo Contactos en su cuenta de Reclutamiento.
Tenga en cuenta que el propietario del registro será Terrance de forma predeterminada.
Recuerde agregar el módulo al que le ha dado acceso al usuario del portal en la preferencia Feed. Solo entonces recibirás una notificación.
Transferir usuarios del portal a otro portal personalizado
Puede haber ocasiones en las que tenga que mover a un usuario de un portal personalizado a otro. Por ejemplo, ha creado dos portales diferentes para clientes interesados en el Producto A y el Producto B. Si el cliente ya no está interesado en comprar el Producto A y desea comprar el Producto B, puede moverlo fácilmente al Portal personalizado del Producto B. Puede transferir usuarios de un portal personalizado a otro desde cualquiera de los siguientes lugares:
Página de detalles del registro : puede cambiar el portal personalizado desde la página de detalles del registro.Lista de usuarios del portal : si desea cambiar varios usuarios del portal a otro portal personalizado a la vez, puede hacerlo desde la ventana emergente Lista de usuarios del portal en la página Configuración del portal.
Convertir un candidato en contacto
En Zoho Recruit, puede convertir candidatos calificados en contactos de forma manual o automática mediante las reglas del flujo de trabajo. Si ha creado un portal personalizado para candidatos y dos tipos para contactos, y agregó su candidato y contactos de reclutamiento a los portales correspondientes, se le pedirá que elija uno de los portales personalizados en Contactos cuando convierta al candidato en contactos en su reclutamiento. . Por ejemplo, tiene cuatro candidatos, A, B, C y D, en el portal personalizado candidato; y Contactos 1 y Contactos 2 como dos portales personalizados en los módulos de Contactos. Cuando convierta los candidatos A, B, C y D en contactos en Recruit, se le pedirá que elija el Portal personalizado de contactos (Contactos 1 o Contactos 2) para transferir a los candidatos.
Eliminar un portal personalizado
Puede haber casos en los que desee eliminar un portal personalizado en particular. En ese caso, primero deberá transferir los usuarios a otro portal personalizado y luego eliminar el portal personalizado. Solo puede transferir a los usuarios a otro portal personalizado si desea eliminar su portal personalizado original.
Si no ha asociado ningún usuario a un portal personalizado, puede eliminarlo tal como está.
Para eliminar y transferir un portal personalizado:
- Vaya a Configuración > Configuración de Portal > Portal personalizado .
- Seleccione un portal, coloque el cursor sobre él y luego haga clic en Eliminar .
- En la ventana emergente, haga clic en Transferir y eliminar .
- Elija un portal personalizado para transferir al usuario de la lista desplegable.
- Haga clic en Sí Continuar .
Nota
- Si desea cambiar el nombre de un portal personalizado, haga clic en la opción Editar en la página Configuración del portal.
- Puede desactivar a los usuarios que se agregan a un portal si ya no desea que formen parte de él. En su lugar, puede agregar otro usuario, ya que los usuarios desactivados no contarán para su licencia de usuario.
Desactivar un portal personalizado
Puede desactivar un usuario del portal siempre que lo necesite.
Para desactivar un usuario del portal
- Vaya a Configuración > Configuración del portal > Portal .
- En la pestaña Administrar usuario del portal, desactive la barra de estado del usuario.
Nota
Cuando desactiva un portal personalizado, los usuarios del portal no podrán acceder al portal personalizado y sus datos.
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