Integración Zoho Backstage

Integración Zoho Backstage

Zoho Backstage es un software de gestión de eventos en línea que le permite organizar reuniones, ferias comerciales, capacitaciones en el aula y más.

La integración de Zoho Backstage con CRM le permite crear y administrar eventos en Zoho Backstage desde Zoho CRM. También puede invitar a sus clientes potenciales o contactos de CRM como asistentes al evento. También muestra estadísticas importantes como la cantidad de boletos comprados, el flujo financiero completo, la cantidad de asistentes registrados, los ingresos generados por la campaña y detalles sobre patrocinadores, oradores y organizadores. Además, los eventos creados en Zoho Backstage se reflejarán automáticamente como una campaña en Zoho CRM, lo que generará una sincronización bidireccional.

Disponibilidad
Se requiere permiso
Los usuarios con perfil administrativo pueden configurar esta integración.


Nota
  1. Al integrar Zoho Backstage, agrega un diseño de Zoho Backstage en el módulo de campañas.
  2. Tras la integración, los siguientes campos se agregan al diseño de Zoho Backstage:
    1. Nombre del evento
    2. Idioma del evento
    3. Ubicación del evento
    4. Fecha de inicio del evento
    5. Fecha de finalización del evento
    6. Categoría de evento
    7. Portal entre bastidores

Configurar la integración de Zoho Backstage

Primero debe habilitar la integración de Zoho Backstage desde el mercado para comenzar a crear eventos desde el módulo Campañas en Zoho CRM.

En la página de integración de Zoho Backstage, puede hacer lo siguiente:

  • Lista de portales
    Esta sección muestra el  ID de administrador  y los portales asociados  .
    • Elija Portal
      Para configurar la integración, se debe elegir el portal apropiado en la página de Integración de Zoho Backstage. Los portales que ha creado o los portales a los que está agregado se enumerarán en el menú desplegable. Si no hay portales disponibles, debe crear un portal en Zoho Backstage y seleccionar el mismo en la página de Integración.

Una vez que el portal está habilitado, puede hacer lo siguiente:

  • Asignación de usuarios
    Agregue sus usuarios de CRM a Zoho Backstage, lo que les otorga acceso al portal elegido.

  • Configuración de inserción
    Esto le permite enviar a los  asistentes  e  invitados  de un evento en Backstage como un  cliente potencial  o  contacto  en su cuenta de CRM.

Para configurar Zoho Backstage

  1. Vaya a  Configuración  >  Marketplace  >  Zoho  >  Zoho Backstage .
  2. Haga clic en  Configurar ahora  >  Comenzar .
  3. En la   página de integración de Zoho Backstage , haga lo siguiente:
    1. En  Lista de portales , seleccione el portal de la   lista desplegable Elegir portal .
      Como alternativa, haga clic en  Crear nuevo portal  si no tiene un portal en Zoho Backstage. 

    2. Haga clic en  Habilitar .
    3. En  Asignación de usuarios , haga clic en  Agregar usuarios  y seleccione los usuarios de CRM.
    4. Haga clic en  Asignar .

    5. En  Configuración de envío , elija cómo desea enviar a los  asistentes  e  invitados  a Zoho CRM.
      Puede elegir Clientes potenciales o Contactos.

  4. Haga clic en  Actualizar .

Crear un evento

Una vez que se completa la integración, puede crear eventos de Zoho Backstage desde el módulo Campañas en Zoho CRM.

Para crear un evento

  1. Vaya al   módulo Campañas .
  2. Haga clic en el   icono Agregar (+) y elija  Zoho Backstage .
  3. En la   página Crear campaña , ingrese  Detalles de backstage ,  Información de campaña  e  Información de descripción .

  4. Haga clic en  Guardar .
Nota
  1. Los detalles del backstage solo se pueden editar desde Zoho Backstage.
  2. También puede crear campañas o asociar una campaña existente para clientes potenciales / contactos seleccionados desde la vista del módulo Clientes potenciales o Contactos.
    1. Para crear campañas
      1. Seleccione los clientes potenciales / contactos.
      2. Haga clic en  Más  >  Agregar a campañas .
      3. Haga clic en  Existente  y seleccione la campaña que ya ha creado.


        También puede crear una nueva campaña en Zoho Backstage seleccionando  Más  >  Agregar a campaña  >  Crear nuevo  >  Zoho Backstage .
      4. Ingrese los detalles en la   página Creación rápida: Campaña y haga clic en  Guardar .


        El evento se creará en Backstage sin ningún participante. Porque los participantes se pueden agregar solo después de que se configuran las entradas y se publica el evento. 
        Los enlaces rápidos de la página de detalles de la campaña de CRM lo llevarán a la página relevante en Zoho Backstage. También puede hacer clic en el icono de Zoho Backstage para visitar su evento en Backstage. 

Personalizar evento en backstage

Además de la información básica, como el nombre del evento, la fecha de inicio del evento, la fecha de finalización del evento, la categoría del evento, etc., puede agregar más información como ubicación, páginas / tiradores sociales, agenda, oradores, entradas, patrocinadores y diseñar su micrositio para el evento.

Para personalizar el evento

  • Introducción de los detalles del evento

    1. Vaya a la  página Detalles del  registro y haga clic en  Ir a Zoho Backstage .
      Se abrirá un borrador de su evento.
    2. Agregue los detalles del evento requeridos  . Ver más :  Ingresar detalles del evento

  • Agregar agenda La
    agenda describe los temas que se discutirán en el evento, lo que brinda a los participantes una imagen clara de lo que sucederá. Puede agregar la agenda de su evento desde el evento correspondiente en Zoho Backstage. Ver más :  Configuración de la agenda

  • Adición de miembros del evento 
    Puede agregar organizadores, personal, oradores y oradores invitados al evento en Zoho Backstage. Ver más :  Agregar miembros al evento

  • Configurar boletos
    Puede configurar boletos para el evento que ha creado en Zoho Backstage. Asegúrese de haber configurado un modo de pago para comenzar a vender boletos pagados. Ver más :  Entradas Confugure

  • Agregar patrocinadores
    Puede agregar patrocinadores para su evento en Zoho Backstage. Elija la categoría de Patrocinador adecuada que tenga sus beneficios. Ver más :  Manejo del patrocinio

  • Diseñe su micrositio
    La página que sus posibles asistentes ven primero para tener una idea de de qué se trata el evento y comprar entradas es el micrositio. Por lo tanto, diseñar su micrositio con información relevante es la clave para atraer asistentes valiosos. Ver más :  Diseño de micrositio

  • Publique su evento
    El evento que ha creado desde el módulo Campañas en Zoho CRM y personalizado en Zoho Backstage debe publicarse. Ver más :  Publicar un evento

Envíe eventos a CRM desde Backstage

Es posible que haya creado eventos en Zoho Backstage antes de integrarlo con Zoho CRM. Esos eventos se pueden enviar a Zoho CRM y se capturarán como campañas. Esto permite la sincronización entre su portal Zoho Backstage y Zoho CRM para que la información de los asistentes o cualquier actualización del evento en el portal Zoho Backstage se refleje en Zoho CRM y viceversa. También puede habilitar / deshabilitar esta sincronización.

Para enviar eventos a CRM

  1. Inicie sesión en su cuenta de Zoho Backstage.
  2. Vaya a  Configuración  >  Integración  >  CRM .
  3. Haga clic en  Detalles de configuración .
    Se muestra la lista de eventos.

  4. Haga clic en  Enviar a Zoho CRM .

Invitar clientes potenciales y contactos

Una vez que se crea un evento desde el módulo Campañas, puede comenzar a invitar a clientes potenciales y contactos presentes en su cuenta de Zoho CRM.

Para invitar clientes potenciales y contactos

  1. Vaya al   módulo Campañas y seleccione un registro.
  2. En la  página Detalles del  registro , haga clic en  Clientes potenciales  o  Contactos  en la lista relacionada.
  3. Haga clic en  + Invitar prospectos .

  4. Seleccione los clientes potenciales o contactos y haga clic en  Siguiente .
  5. Elija el Estado de miembro de la  campaña  de la lista desplegable y haga clic en  Guardar .
Nota
También puede agregar un nuevo cliente potencial o contacto mientras invita a posibles clientes.
Para agregar un nuevo cliente potencial o contacto
  1. Haga clic en el botón + Invitar prospectos de la lista relacionada Clientes potenciales o Contactos.
  2. Haga clic en el botón Nuevo cliente potencial / contacto.

  3. En la página Creación rápida, especifique los detalles y haga clic en Guardar.

  4. Se puede invitar a los clientes potenciales / contactos solo después de que los boletos estén configurados y el evento se publique en Zoho Backstage.

Ver estadísticas de campaña

Desde la página de detalles del registro, puede ver las siguientes estadísticas:

  • Estado registrado
    Un gráfico circular muestra el número de asistentes que se han registrado y aún no se han registrado en el evento.

  • Flujo financiero

    El gráfico de cascada muestra lo siguiente:

    • Monto total adquirido de patrocinadores y boletos

    • Ingresos generados por acuerdos

    • Ingresos brutos, que es la combinación de la cantidad total de patrocinadores y boletos junto con los ingresos generados por las ofertas.

    • Gasto 

    • Importe neto, que es la diferencia entre el importe bruto y el gasto.

      Aquí tienes dos opciones:

      • Incluir acuerdos abiertos asociados con la campaña (evento en backstage)  : si habilita esta opción, los ingresos generados por todos los acuerdos ganados abiertos y cerrados se incluirán en el gráfico anterior.

      • Excluir acuerdos asociados con contactos  : los ingresos de los acuerdos abiertos se agregarán al gráfico Ingresos de acuerdos , de forma predeterminada. Puede excluir estos valores, si es necesario.

  • Detalles de la entrada
     Aquí se muestran las estadísticas completas sobre el número de entradas  disponibles ,  vendidas  y  canceladas .

  • Patrocinadores, ponentes, lista de organizadores
    Los patrocinadores, oradores y organizadores agregados al evento en Zoho Backstage se pueden ver en la página de detalles del registro en Zoho CRM.

Nota
  1. Si no ha ingresado los detalles de los gastos o los boletos configurados, las estadísticas no estarán disponibles.
  2. Cuando la moneda elegida para patrocinadores y boletos no está configurada en CRM, el gráfico no mostrará el valor apropiado.
    Debe configurar la moneda en Zoho CRM para ver la representación gráfica del valor apropiado.

  3. Los patrocinadores, oradores y organizadores solo se pueden agregar desde Zoho Backstage.

Ver el estado del evento

El estado del evento en Zoho Backstage se clasifica en tres:
  1. En vivo : cuando se publica el evento en Zoho Backstage
  2. En ejecución : cuando el evento está en curso
  3. Completado : cuando el evento se ha completado
También puede hacer clic en el botón Acceder a Zoho Backstage para ir a su evento.


Filtrar campañas

Un cliente potencial o contacto en su cuenta de CRM puede ser parte de varias campañas. Puede utilizar filtros para ordenar una campaña en particular de la lista relacionada Campaña en la página de detalles del registro. Especifique los criterios para los campos según los cuales se filtrarán los registros. Puede agregar / eliminar los campos de la lista relacionada.

Para filtrar registros

  1. Vaya al   módulo Clientes potenciales / Contactos .
  2. Seleccione un registro y vaya a la   lista relacionada Campañas .
  3. Haga clic en el icono de filtro y elija / mencione los criterios en el campo obligatorio.

  4. Haga clic en la flecha desplegable para mostrar otros campos y seleccione los campos obligatorios.
    También puede reordenar los campos.

  5. Haga clic en  Aplicar .

Reciba notificaciones a través de SalesSignals

SalesSignals proporciona notificaciones cada vez que alguien compra un boleto, se registra en un evento o cancela el boleto que se compró en Zoho Backstage.

Estas notificaciones serán útiles para realizar cualquier acción de seguimiento de inmediato, como verificar los detalles de la persona que ha comprado la entrada, si se ha registrado para el evento o si las entradas se cancelan, puede iniciar el proceso de reembolso. .
Nota 
  1. La notificación de SalesSignals para Zoho Backstage se puede habilitar solo si Zoho Backstage está integrado con Zoho CRM.
Para deshabilitar la notificación de SalesSignals para Zoho Backstage 
  1. Vaya a  Configuración >  Canales >  SalesSignals .
  2. Seleccione la casilla de verificación junto a  Boleto comprado / Registrado / Boleto cancelado en la   página Configuración de SalesSignals , en  Backstage  Channel para deshabilitar la notificación correspondiente.

  3. Haga clic en  Guardar .

Incluir Zoho Backstage en las reglas de puntuación

En Reglas de puntuación , puede sumar o restar puntos para los siguientes criterios en Zoho Backstage. 
  1. Boleto comprado
  2. Registrado en el evento
  3. Ticket cancelado.

Deshabilitar la integración de Zoho Backstage

Puede deshabilitar la integración de Zoho Backstage si desea disociar Zoho Backstage de CRM temporalmente.

Al deshabilitar:

  1. Todas las campañas se desvincularán de Zoho Backstage y ya no podrá acceder a los datos de Backstage en Zoho CRM.
  2. Esta sincronización se reanudará al habilitar Zoho Backstage.
  3. Las campañas creadas en Zoho CRM no se enviarán a Zoho Backstage.

Para deshabilitar la integración

  1. Vaya a  Configuración  >  Marketplace  >  Zoho  >  Zoho Backstage .
  2. En la   página de integración de Zoho Backstage , haga clic en  Desactivar .


  3. ¿  Deshabilitar la integración?  emergente, haga clic en  Desactivar .

Desactivar la integración de Zoho Backstage

Puede desactivar la integración de Zoho Backsatge si desea disociar Zoho Backstage de Zoho CRM de forma permanente.

Al desactivar:

  1. No podrá conectar el portal Zoho Backstage desde Zoho CRM.
  2. Todas las campañas de Zoho Backstage se convertirán en campañas fuera de línea y permanecerán como campañas fuera de línea al reactivar la integración.
  3. La sincronización de datos entre Zoho Backstage y Zoho CRM ya no estará disponible.

Para desactivar la integración

  1. Vaya a  Configuración  >  Marketplace  >  Zoho  >  Zoho Backstage .
  2. En la  página Integración de Zoho Backstage , haga clic en  Desactivar .
  3. ¿  Deshabilitar la integración?  emergente, habilite el   botón de opción Desactivar .

  4. Haga clic en  Desactivar .

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