Flujo de trabajo personalizado / Workflows en Zoho Campaigns
Cree flujos de trabajo personalizados que se adapten a sus diversas necesidades comerciales. Los flujos de trabajo personalizados son una importante herramienta de automatización que le permite crear procesos únicos para su producto, lo que le permite definir las diversas rutas que sus contactos pueden tomar en un flujo de trabajo. Defina un desencadenante, configure los procesos que siguen al desencadenante y seleccione las acciones de finalización del flujo de trabajo de la forma que desee.
Crea un flujo de trabajo personalizado
- En la barra de herramientas de navegación , seleccione Automatización y elija Flujos de trabajo.
- Haga clic en Crear flujo de trabajo en la esquina superior derecha.
- Haga clic en Flujo de trabajo personalizado en la parte superior derecha, asigne un nombre a su flujo de trabajo y haga clic en Crear .
Alternativamente, puede elegir entre un conjunto de plantillas de flujo de trabajo prediseñadas que se adapten a sus necesidades exactas.
Configurar disparador
Después de crear el flujo de trabajo, se le llevará al lienzo del flujo de trabajo. Puede configurar varios activadores en un flujo de trabajo, sin embargo, el activador de la acción del correo electrónico no se puede configurar con otros activadores porque depende de la actividad de los destinatarios para que se active el flujo de trabajo. Primero, deberá configurar un disparador.
A continuación se enumeran los diversos desencadenantes:
- Activador de envío de formulario : el flujo de trabajo activará los registros a través del formulario que seleccione. Arrastre el componente desencadenante al lienzo y haga clic en Seleccionar formulario . Seleccione el formulario de registro deseado. Puede ser un formulario normal o un formulario emergente.
- Activador de entrada de lista : el flujo de trabajo se activará para los contactos que ingresan a la lista de correo que seleccione. Arrastre el componente disparador al lienzo y haga clic en Seleccionar lista . Seleccione la lista de correo deseada.
- Activador abierto : el flujo de trabajo estará abierto a los contactos que otras entidades hayan movido aquí (por ejemplo, otros flujos de trabajo). Arrastre el componente disparador al lienzo y haga clic en Configurar. Puede agregar contactos al flujo de trabajo mediante una solicitud de API.
- Activador de actualización de campo : el flujo de trabajo se activará cuando se actualice el campo que seleccione. Arrastre el componente disparador al lienzo y haga clic en Seleccionar campo . Seleccione el campo deseado.
- Activador de acción de correo electrónico : el flujo de trabajo se activará para los contactos que recibieron, abrieron o hicieron clic en la campaña seleccionada, según la condición que establezca. Arrastre el componente disparador al lienzo y haga clic en Seleccionar correo electrónico . Seleccione la campaña deseada.
- Activador de etiqueta asignada : el flujo de trabajo se activará cuando la etiqueta que seleccione se asigne a los contactos. Arrastre el componente disparador al lienzo y haga clic en Seleccionar etiqueta . Seleccione la etiqueta deseada.
- Activador de etiqueta eliminada : el flujo de trabajo se activará cuando la etiqueta que seleccione se elimine de los contactos. Arrastre el componente disparador al lienzo y haga clic en Seleccionar etiqueta . Seleccione la etiqueta deseada.
- Activador de clic de video: el flujo de trabajo se activará cuando sus contactos hagan clic en un componente de video. Arrastre el componente disparador al lienzo y haga clic en Seleccionar video . Seleccione una etiqueta de video o cree una nueva etiqueta de video.
Proceso de configuración
Cree un flujo de trabajo completo para sus contactos en la sección de proceso; cree series de correo electrónico, defina acciones y establezca reglas para separar rutas según el comportamiento y la información de los contactos. La siguiente es una lista de todo lo que puede hacer en la sección de proceso:
Enviar correo electrónico
Envíe un correo electrónico a sus contactos cuando lleguen a esta etapa del flujo de trabajo. Para configurar: - Arrastre y suelte el componente Enviar correo de la sección Proceso del panel izquierdo en el lienzo.
- Haga clic en Crear mensaje en el bloque de mensajes.
- Haga clic en el icono Editar en la parte superior izquierda y asigne un nombre a su mensaje.
- Haga clic en Agregar asunto . Ingrese el asunto y los detalles del preencabezado de su mensaje
- Haga clic en Agregar detalles del remitente e ingrese el nombre del remitente.
- Haz clic en Mostrar detalles de respuesta . Habilite el seguimiento de respuestas, ingrese una dirección de respuesta y haga clic en Guardar .
- Haga clic en Crear contenido para agregar contenido a su mensaje.
- Haga clic en Enviar para revisión después de crear el contenido de su correo electrónico para enviar su mensaje a nuestro equipo de cumplimiento para su revisión.
Su mensaje revisado se enviará según la programación una vez que active el flujo de trabajo. Los mensajes, de forma predeterminada, se enviarán un día después de que se haya realizado la acción anterior. Sin embargo, puede editar la programación del mensaje.
Enviar encuesta
Envíe encuestas a sus contactos para obtener información valiosa sobre su producto. Para configurar este proceso:
- Arrastre y suelte el componente Enviar encuesta desde la sección de proceso del panel izquierdo al lienzo.
- Haga clic en Crear mensaje en el bloque de mensajes de la encuesta.
- Agregue la información básica del mensaje, seleccione una encuesta para enviar y haga clic en Siguiente .
- Seleccione una de las plantillas para agregar contenido a su encuesta. Agregue el contenido e incluya la etiqueta de la encuesta. Haga clic en Guardar y Siguiente .
- Haga clic en Enviar para revisión para enviar su mensaje a nuestro equipo de cumplimiento para su revisión.
Su mensaje revisado se enviará según la programación una vez que active el flujo de trabajo. Los mensajes, de forma predeterminada, se enviarán un día después de que se haya realizado la acción anterior. Sin embargo, puede editar la programación del mensaje.
Enviar SMS
Utilice este componente para enviar mensajes SMS a los contactos que ingresan al flujo de trabajo. Para enviar mensajes SMS:
- Arrastre y suelte el componente Enviar SMS de la sección de proceso del panel izquierdo en el lienzo.
- Haga clic en Configurar.
- Dale un nombre a tu mensaje SMS haciendo clic en el ícono Editar en la parte superior izquierda. Clic en Guardar.
- Haga clic en Seleccionar una puerta de enlace SMS . Seleccione la puerta de enlace SMS y haga clic en Continuar .
- Haga clic en Configurar contenido para agregar contenido para su SMS.
- Agregue el contenido e incluya etiquetas de combinación para personalizar su mensaje.
- Si desea enviar su mensaje en varias partes, seleccione Enviar mensaje en partes y haga clic en Guardar .
- Haga clic en Configurar campos y seleccione los campos de país y número de teléfono de sus contactos.
- Haga clic en Volver al lienzo para enviar su mensaje para su revisión.
- Haga clic en Enviar para revisión para enviar su mensaje a nuestro equipo de cumplimiento para su revisión.
Su mensaje revisado se enviará según la programación una vez que active el flujo de trabajo. Los mensajes, de forma predeterminada, se enviarán un día después de que se haya realizado la acción anterior. Sin embargo, puede editar la programación del mensaje.
Mover a otro flujo de trabajo
Configure este proceso si desea que sus contactos se muevan a otro flujo de trabajo. Este proceso solo se puede usar cuando tiene otro flujo de trabajo que tiene un activador abierto. Arrastre y suelte el componente de la sección Proceso en el panel izquierdo en el lienzo y haga clic en Configurar. Seleccione el flujo de trabajo al que le gustaría mover sus contactos. Agregue un retraso después del cual sus contactos se moverán y agregue criterios para omitir ciertos contactos si es necesario.
Establecer recordatorios
Envíe recordatorios a sus contactos cuando no respondan a sus correos electrónicos. A continuación se muestran los diferentes tipos de recordatorios:
- Para abrir : cuando los contactos que no abren su correo electrónico
- Para hacer clic : cuando los contactos no hacen clic en ningún enlace en el correo electrónico
- Para hacer clic en un enlace específico : cuando los contactos no hacen clic en un enlace específico en el correo electrónico
- Para completar la encuesta : cuando los contactos no completan una encuesta
- Personalizado : cree su propia condición
Haga clic en el componente Recordatorio de bucles en la sección Proceso del panel izquierdo y arrastre y suelte el bucle deseado en el lienzo. Luego, deberá hacer lo siguiente:
- Conecte este componente a un correo electrónico. Sin embargo, solo puede conectar los recordatorios de la encuesta a un correo electrónico de la encuesta.
- Cree los correos electrónicos de recordatorio y establezca el período de tiempo entre cada correo electrónico. Puede crear un máximo de tres correos electrónicos.
- Defina una ruta para aquellos que coincidan con los criterios de recordatorio. Tan pronto como los contactos cumplan con los criterios, tomarán este camino.
Defina una ruta para aquellos que no coincidan con los criterios de recordatorio. los contactos que no cumplan con los criterios a pesar de sus correos electrónicos de recordatorio tomarán este camino.
Prueba AB
Con este componente, puede probar AB dos versiones de su campaña. Envíe estas dos versiones a un pequeño grupo de sus contactos y decida el ganador en función de su desempeño. Una vez que se decida la versión ganadora, se enviará a los contactos restantes. Arrastre y suelte el componente de prueba AB desde la sección de proceso del panel izquierdo al lienzo. Haga clic en Configurar en el bloque de acciones. Complete la siguiente información:
- Tamaño del grupo de prueba: ingrese la cantidad de contactos que deben recibir estas versiones de prueba. El 50% del número seleccionado recibirá la versión A y el 50% restante recibirá la versión B.
- Seleccione cómo se debe decidir el ganador. Puede elegir decidir según la tasa de apertura o la tasa de clics, o decidir el ganador manualmente una vez que se complete la prueba, según sus informes.
- Duración de la prueba: seleccione la duración de tiempo durante la cual debe ejecutarse la prueba. La prueba comenzará después de que las versiones se hayan enviado al grupo de prueba seleccionado.
Seleccione qué versión debe enviarse en caso de duda. Los siguientes son los casos de incertidumbre:
- Cuando hay empate después de la prueba.
- Cuando un contacto alcanza esta etapa después de que las versiones se hayan enviado al grupo de prueba y mientras la prueba aún se está ejecutando.
Una vez finalizada la prueba, se decidirá la versión ganadora. los contactos que ingresen después de la duración de la prueba seleccionada tomarán el camino que sigue a la versión ganadora.
División aleatoria
Divida la ruta del flujo de trabajo de forma aleatoria en dos grupos de contactos. Arrastre y suelte el componente División aleatoria en el lienzo. Haga clic en Configurar y seleccione el porcentaje para cada grupo. Cuando los contactos lleguen a esta etapa, se colocarán aleatoriamente en cada ruta.
Establecer condiciones
Establezca condiciones basadas en la información de contacto y el comportamiento y diversifique el camino. Cuando los contactos lleguen a esta etapa del proceso se les revisará si cumplen o no con los criterios, y tomarán el camino correspondiente. Hay tres tipos de condiciones:
- Criterios simples
Configure un criterio basado en la información de contacto o la actividad del destinatario. Divida el flujo de trabajo aquí para los contactos que satisfacen los criterios y para los que no. - Tres vías
Segmenta tus contactos en función de su valor de campo y crea rutas separadas para cada segmento. Debe proporcionar dos valores diferentes para el campo que seleccione. Creará dos rutas para estos dos valores y una tercera ruta donde ambas condiciones son falsas. - Multidireccional
Segmenta tus contactos en función de su valor de campo y crea rutas independientes para cada segmento. Puede proporcionar un máximo de seis valores para el campo que seleccione. Creará tantas rutas para la cantidad de valores que proporcione y otra ruta donde todas estas condiciones sean falsas.
Haga clic en el componente Condición de la sección Proceso del panel izquierdo y arrastre y suelte la condición deseada en el lienzo y configúrela para que se adapte a sus requisitos.
Espere
Establezca un período de tiempo para que los contactos esperen antes de realizar ciertas acciones configuradas en el flujo de trabajo. Puede optar por dejar que sus contactos esperen determinadas horas o días y pedirles que realicen acciones en un momento específico y en días específicos de la semana.
Condición de espera
Establezca condiciones de espera para que sus contactos las satisfagan, para que pasen a otros procesos en el flujo de trabajo. Puedes optar por esperar un número determinado de horas o días hasta que los contactos cumplan dichas condiciones. Si no satisfacen las condiciones, se moverán automáticamente a la ruta alternativa, elegida para ellos, en el flujo de trabajo. Para establecer condiciones de espera:
- Arrastre y suelte el componente de condición de espera en el lienzo.
- Haga clic en Configurar para establecer las condiciones.
- Elija establecer condiciones según la información de contacto o la actividad del destinatario .
- Ingrese el tiempo de espera en horas o días y haga clic en Aplicar .
- Elija una acción para realizar en los contactos que han cumplido la condición y conecte el proceso al lado "VERDADERO" del componente de espera.
- Asimismo, elija una acción para realizar en los contactos que no hayan cumplido las condiciones y conecte el proceso al lado 'FALSO' del componente de espera.
Acciones basadas en listas
- Agregar a la lista : agregue contactos a una lista cuando lleguen a esta etapa del flujo de trabajo. Arrastre y suelte el componente Agregar a la lista de la sección Proceso del panel izquierdo en el lienzo. Haga clic en Configurar en el bloque de acciones y seleccione su lista de correo deseada.
- Eliminar de la lista : elimine contactos de una lista cuando lleguen a esta etapa del flujo de trabajo. Arrastre y suelte el componente Eliminar de la lista de la sección Proceso del panel izquierdo en el lienzo. Haga clic en Configurar en el bloque de acciones y seleccione su lista de correo deseada.
Actualizar campos
Actualice el valor del campo de sus contactos cuando lleguen a esta etapa del flujo de trabajo. Arrastre y suelte el componente Actualizar campo de la sección Proceso del panel izquierdo en el lienzo. Haga clic en Configurar en el bloque de acción y seleccione el campo deseado y el valor que se actualizará.
Acciones de Zoho CRM
Enviar a Zoho CRM
Inserte los datos de sus contactos en Zoho CRM cuando lleguen a esta etapa del flujo de trabajo. Arrastre y suelte el componente Push to Zoho CRM desde la sección Proceso del panel izquierdo en el lienzo. Haga clic en Configurar en el bloque de acciones. Complete la siguiente información:
- Seleccione una de las siguientes dos opciones: puede enviar la información relacionada con Zoho Campaigns de todos los contactos a Zoho CRM (se crearán nuevos registros para los contactos nuevos en Zoho CRM) o actualizar solo los datos de los contactos que ya existen en Zoho CRM (nuevo no se crearán registros para contactos nuevos en Zoho CRM).
- Seleccione el módulo de Zoho CRM en el que desea insertar sus contactos.
- Asigne los campos de Zoho Campaigns con el campo de Zoho CRM respectivo.
- Clic en Guardar.
Cree tareas en Zoho CRM
Puede crear tareas para aquellos contactos que hayan llegado a la etapa. Cuando crea tareas para los contactos, se insertan automáticamente en Zoho CRM. Para crear una tarea en Zoho CRM:
- Arrastre y suelte el componente Crear tarea en Zoho CRM desde la sección Proceso del panel izquierdo en el lienzo.
- Haga clic en Configurar en el bloque de acciones.
- Seleccione una de las dos opciones siguientes: puede crear tareas para todos los contactos que ingresan a este componente (se crearán nuevos registros para los contactos nuevos en Zoho CRM) o crear solo para los contactos que ya existen en Zoho CRM (no se crearán nuevos registros para los contactos nuevo en Zoho CRM).
- Haga clic en Asignar campos y mapee los campos de Zoho Campaigns con los campos de Zoho CRM.
- Haz clic en Crear tarea .
- Complete la siguiente información:
- Asunto : ingrese el tema de la tarea.
- Estado : seleccione el estado que desea asignar a su tarea.
- Prioridad : seleccione la prioridad de la tarea.
- Asignación de propietario: asigne el propietario para las tareas que se crean en CRM. Puede seleccionar entre las siguientes opciones:
- Asignar todas las tareas a un propietario
- Seleccionar propietario por método round robin para cada tarea
- Asunto : ingrese el tema de la tarea.
- Haga clic en Guardar .
Enviar correo electrónico de notificación interna
Configure correos electrónicos para notificar a los miembros de su organización cuando los contactos pasen una etapa particular en el flujo de trabajo. Arrastre y suelte el componente de correo electrónico de notificación interna de la sección Proceso del panel izquierdo en el lienzo. Agregue el asunto, el contenido del correo electrónico y seleccione las direcciones de correo electrónico.
Acciones basadas en etiquetas
- Asignar etiquetas : asigne etiquetas a los contactos cuando lleguen a esta etapa del flujo de trabajo. Arrastre y suelte el componente Asignar etiquetas de la sección Proceso del panel izquierdo en el lienzo. Haga clic en Configurar en el bloque de acciones y seleccione la etiqueta deseada de la lista.
- Eliminar etiquetas : elimine las etiquetas de los contactos cuando lleguen a esta etapa del flujo de trabajo. Arrastre y suelte el componente Eliminar etiquetas de la sección Proceso del panel izquierdo en el lienzo. Haga clic en Configurar en el bloque de acciones y seleccione la etiqueta deseada de la lista.
Acciones basadas en puntuación
- Agregar puntaje : agregue puntaje a sus contactos cuando alcancen esta etapa del flujo de trabajo. Arrastre y suelte el componente Agregar puntuación de la sección Proceso del panel izquierdo en el lienzo. Haga clic en Configurar en el bloque de acción y seleccione la puntuación que se agregará.
- Restar puntaje : reste puntaje de sus contactos cuando lleguen a esta etapa del flujo de trabajo. Arrastre y suelte el componente Restar puntuación de la sección Proceso del panel izquierdo en el lienzo. Haga clic en Configurar en el bloque de acción y seleccione la puntuación que se restará.
Mover al flujo de trabajo de finalización
Elimine los contactos del proceso y muévalos al final del flujo de trabajo cuando lleguen a esta etapa del flujo de trabajo. Arrastre y suelte el componente Mover al final del flujo de trabajo desde la sección Proceso del panel izquierdo al lienzo. Recuerde que un proceso de fin de flujo de trabajo debe tener una acción de fin de flujo de trabajo. Arrastre y suelte la acción de fin de flujo de trabajo debajo del proceso de fin de flujo de trabajo.
Salir del flujo de trabajo
Elimine contactos del flujo de trabajo cuando lleguen a esta etapa del flujo de trabajo. Arrastre y suelte el componente Salir del flujo de trabajo de la sección Proceso del panel izquierdo en el lienzo.
Después de configurar las acciones que se realizarán en proceso, conecte las acciones en la secuencia deseada y establezca el retraso entre ellas.
Unir
Utilice este componente si necesita fusionar dos o más rutas en una. Arrastre y suelte el componente Fusionar de la sección Proceso del panel izquierdo en el lienzo y realice las conexiones necesarias. No puede conectar el nodo final del componente de combinación con una acción de fin de flujo de trabajo.
Acciones de respuesta
En un escenario ideal de automatización de correo electrónico en el que tiene un flujo de trabajo bien definido para sus contactos, es una buena práctica agregar un período de espera condicional después de enviar un correo electrónico a sus contactos. Esta práctica se vuelve imprescindible cuando las condiciones en su flujo de trabajo (desencadenantes) se basan en que sus contactos abran el correo electrónico, respondan al correo electrónico o hagan clic en enlaces en el correo electrónico. El período de espera que establezca debe dar a sus contactos tiempo suficiente para interactuar con sus correos electrónicos. El flujo de trabajo esperará el tiempo especificado antes de mover un contacto a la siguiente acción.
Con los flujos de trabajo personalizados de Zoho Campaigns, cuando envía un correo electrónico a sus contactos, puede configurar acciones de seguimiento para cuatro respuestas: correo electrónico abierto, respuesta de correo electrónico, clic en cualquier enlace y clic en un enlace específico en el correo electrónico. Puede configurar tres tipos de períodos de espera entre el disparador y su acción:
- Período de espera común para todas las respuestas: establezca un período de retraso que será común para todas las respuestas por correo electrónico. Cuando el contacto realiza alguna de las respuestas en el correo electrónico, la acción de seguimiento configurada se activará después del período de demora común.
- Sin período de espera: la acción de seguimiento se activará tan pronto como los contactos den una respuesta específica al correo electrónico.
- Período de espera personalizado: se activará una acción de seguimiento para una respuesta específica después de esperar el retraso que establezca. Puede establecer diferentes retrasos para diferentes respuestas usando esto.
Para configurar un período de espera:
- Haga clic en el icono Más en el proceso seleccionado.
- Haga clic en la palanca Agregar respuesta .
- En la ventana emergente que aparece a continuación, marque la casilla correspondiente a las respuestas para las que desea establecer un período de espera de acción de seguimiento.
- Para cualquier respuesta, puede elegir uno de los tres tipos de períodos de espera.
- En el lado derecho de la ventana emergente, verá cómo funcionará el flujo de acción según el período de espera que haya establecido.
- Haga clic en Guardar cuando haya terminado de configurar los períodos de espera para las respuestas.
Agregar criterios de omisión
Decida para quién deben o no deben realizarse las acciones del proceso estableciendo un criterio basado en la información de contacto o la actividad del destinatario. El contacto que cumpla con los criterios omitirá ese componente y pasará al siguiente. Para agregar un criterio de omisión, haga clic en el icono Más en el componente, seleccione la opción Agregar criterios de omisión y establezca los criterios que se ajusten a sus requisitos.
Definir acciones de fin de flujo de trabajo
Las acciones de finalización del flujo de trabajo se realizan una vez que el contacto ha salido del proceso. Arrastre y suelte los componentes de acción de la sección de proceso de fin de flujo de trabajo del panel izquierdo en el lienzo del flujo de trabajo y configúrelos. A continuación se enumeran las acciones que se pueden realizar:
- Agregar a otra lista
- Quitar de la lista
- Agregar puntuación de contacto
- Restar puntuación de contacto
- Campo de actualización
- Enviar a Zoho CRM
Después de configurar las acciones que se realizarán después del proceso, conéctelas con los otros procesos en su flujo de trabajo. Tenga en cuenta que no es obligatorio tener acciones de fin de flujo de trabajo.
Espere entre componentes de fin de flujo de trabajo
El período de espera predeterminado entre las acciones es de una hora. Sin embargo, puede editar el período de espera para adaptarlo a sus necesidades. Pase el mouse sobre la sección de espera arriba de las acciones y haga clic en el ícono Editar para cambiar el período de tiempo. El período de espera para la primera acción se basa en el momento en que el contacto sale del proceso. El período de espera para las otras acciones se basa en la acción anterior.
Agregar criterios de omisión
Decida sobre quién deben o no realizarse las acciones estableciendo un criterio basado en la información de contacto o la actividad del destinatario. Los contactos que cumplan con los criterios omitirán esa acción y pasarán a la siguiente. Para configurar los criterios de omisión, haga clic en el icono Más en el bloque de acción, seleccione la opción Agregar criterios de omisión y establezca los criterios que se ajusten a sus requisitos.
Criterio de salida
Configure criterios basados en la información de contacto o la actividad del destinatario para eliminar contactos del flujo de trabajo o proceso. Navegue hasta el icono de criterios de salida en la esquina superior derecha.
Haga clic en el icono y defina los criterios que se ajusten a sus requisitos y elija si el contacto que cumple los criterios debe ser expulsado del proceso o del flujo de trabajo.
Activar el flujo de trabajo
Una vez que haya creado su flujo de trabajo, debe activarlo. Busque el botón Activar en la esquina superior derecha.
Una vez activado, su flujo de trabajo está listo. Antes de activar un flujo de trabajo:
- El disparador y todos los componentes del lienzo deben estar configurados.
- Todos los componentes del lienzo deben estar conectados.
- Todos los nodos finales de condiciones deben estar conectados.
- Todo el contenido del correo electrónico debería haber sido revisado.
Credits Zoho Campaigns Support Team
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