Eliminar un agente

A veces, los agentes de su organización pueden renunciar o mudarse a una unidad de negocio diferente. En tales casos, puede eliminar esos usuarios después de transferir la propiedad de sus registros a otros agentes.

¿Qué pasa con los agentes eliminados?

Cuando elimina un agente, ese agente se archiva permanentemente y ya no puede acceder a su cuenta de Zoho Desk. El agente solo se archiva y no se elimina para mantener la información de los registros que había manejado en el pasado, por ejemplo, tickets, actividades, etc. De esta manera, cualquier ticket o actividad cerrada por el agente eliminado continuará teniendo su nombre.

¿Qué hay de entradas abiertas y actividades?

Antes de eliminar un agente, debe asegurarse de que el resto de su equipo maneje todos los tickets o actividades que ese agente poseía. El propio agente podría reasignar sus boletos antes de prepararse para partir. De lo contrario, puede reasignarlos en masa mientras elimina el agente.

¿Desactivar vs Eliminar agente?

Desactive un agente si desea que se activen más tarde. Digamos, por ejemplo, que sus necesidades de personal cambian y desea reducir sus licencias temporalmente, o emplea agentes a tiempo parcial o estacionales que sabe que volverán a su nómina.

Elimine a un agente si deja su empresa de forma permanente. Un agente una vez eliminado no se puede restaurar. Además, solo el agente eliminado se puede anonimizar (más sobre esto a continuación).

¿Qué es la opción "anonimizar agente"?

Se ha proporcionado la anonimización de agentes para respaldar el 'derecho al olvido' como se describe en el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) para los interesados ​​que residen en la Unión Europea. Cuando anonimizas a un agente, su información personal se borra de tal manera que ya no es identificable. El nombre completo, direcciones de correo electrónico, números de teléfono, biografía, etc., se borran permanentemente.

Además, puede ingresar un apodo para identificar al agente que está anonimizando; el apodo aparece en lugar del nombre original del agente. Si no se ingresa un apodo, el nombre será "Agente anónimo".

Nota:

• Puede anonimizar agentes solo al momento o después de eliminar un agente.

¿Cuán exhaustiva es la anonimización?

Los agentes anonimizados tendrán sus referencias eliminadas de todo el producto. Por ejemplo, las entradas y actividades cerradas por ellos se mostrarán como " Agente anónimo ". Además, su nombre completo, direcciones de correo electrónico, números de teléfono, foto, biografía, etc., se borran permanentemente.

¿Cómo rastrear agentes eliminados?

Puede ver una lista de todos los agentes eliminados en la pestaña Agentes eliminados de la  página de configuración de Agentes . Además, puede anonimizar los agentes eliminados desde aquí. Tenga en cuenta que la pestaña muestra sólo los agentes eliminados y no aquellos anonimizados.

¿Algo más que deba saber?

Aquí hay algunos datos importantes que debe tener en cuenta antes de eliminar agentes.

1. No puede eliminar los siguientes usuarios de Zoho Desk:

• Tú mismo

• Contacto principal o el súper administrador

• El agente solitario en un departamento.

• Los agentes que han configurado la integración de Zoho Cliq, Live Chat o Twilio

2. Un agente eliminado ya no contará para el límite de su agente. Sin embargo, aún se le cobrará por el número suscrito de asientos de licencia hasta que los rebaje.

3. Las reglas de automatización que solían asignar tickets y tareas a un agente eliminado las asignarán en adelante a los agentes especificados durante la eliminación.

4. No puede restaurar agentes eliminados. Sin embargo, puede agregarlos nuevamente como un nuevo agente en la misma dirección de correo electrónico.

¿Cómo eliminar un agente?

Puede eliminar un agente para que no pueda iniciar sesión en su cuenta de Zoho Desk.

Para eliminar un agente:

1. Haga clic en el ícono de Configuración () en la barra superior.

2. En la página de inicio de la instalación , haga clic en Agentes en Usuarios y control .

3. Pase el puntero del mouse y haga clic en el ícono Eliminar () correspondiente al agente.

4. Haga clic en Eliminar agente en la siguiente pantalla.

5. Para un agente asignado con entradas o actividades abiertas , continúe con lo siguiente:

• Use los cuadros desplegables para especificar los agentes de los que desea hacerse cargo de los tickets y las actividades.

• Es posible que deba hacer esto para cada departamento al que pertenece el agente.

• Haga clic en Eliminar agente .

6. Haga clic en Sí, lo entiendo. Eliminar ahora para confirmar la eliminación.
   El agente pasará a la pestaña Agentes eliminados .

Nota:

• No puede eliminar los agentes que han configurado la integración de Zoho Cliq, Live Chat o Twilio.

• Es posible que las integraciones guardadas con la cuenta de un agente eliminado no funcionen como se esperaba. Encontrará estas integraciones en la página de eliminación del agente.

• Una vez eliminados, los agentes no pueden restaurarse y deben volver a agregarse nuevamente.

¿Cómo anonimizar y eliminar un agente?

Puede anonimizar los datos personales de los agentes mientras los elimina.

Para anonimizar y eliminar un agente:

1. Haga clic en el ícono de Configuración (  ) en la barra superior.

2. En la página de inicio de la instalación , haga clic en Agentes en Usuarios y control .

3. Pase el puntero del mouse y haga clic en el ícono Eliminar (  ) correspondiente al agente.
   
   
   
   

4. En la siguiente pantalla, haga lo siguiente:

• Habilite la opción Anonymize Agent junto con el nombre del agente.

• Ingrese el nombre anónimo para el agente. Este nombre es opcional .

• Reasigne cualquier boleto abierto o actividades que sean propiedad del agente.

• Haga clic en Eliminar agente .

5. Haga clic en Sí, lo entiendo. Eliminar ahora para confirmar la eliminación.

Nota:

• Los agentes anónimos no figuran en la pestaña Agentes eliminados .

• Una vez anonimizado, la información del agente no puede recuperarse nuevamente.