Incluso con las mejores intenciones, administradores y agentes han visto incidentes en los que han eliminado datos importantes o modificado registros, solo para darse cuenta de que fue por error. Por eso es tan importante tener una copia de seguridad de los datos de su soporte técnico para poder recurrir a ella en cualquier momento. Con esto en mente, Zoho Desk ofrece varias opciones para descargar todos sus datos periódicamente. Incluso puede programar una copia de seguridad para que se realice a la hora que desee. Estas copias de seguridad instantáneas y programadas garantizan que siempre tenga datos recientes de su cuenta de soporte técnico y esté protegido contra cualquier pérdida de datos.
Importante:
La función de copia de seguridad de datos tiene un límite máximo de exportación de 10 millones de registros. Si se alcanza este límite, el servicio de atención al cliente se pondrá en contacto con usted .
- Una vez que se inicia una copia de seguridad completa, no podrá realizar copias de seguridad de sus datos durante los siguientes 30 días.
Se pueden crear varias copias de seguridad personalizadas en un período de 30 días.
Se requiere permiso
Solo el contacto principal puede crear y descargar copias de seguridad en Zoho Desk.
Consultar disponibilidad y límites de funciones
Solo el contacto principal puede crear y descargar copias de seguridad en Zoho Desk.
Consultar disponibilidad y límites de funciones
¿Qué se respalda?
Cuando se crea una copia de seguridad, todos los datos del módulo, incluidos los tickets, la base de conocimiento, los contactos, las cuentas, etc., se guardan en el archivo de descarga.
Aquí está la lista de módulos que serán respaldados:
- Entradas
- Trapos
- Comentarios
- Entradas de tiempo
- Archivos adjuntos (a través del enlace de descarga)
- Contactos
- Cuentas
- Actividades
- Tareas
- Llamadas
- Eventos
- Productos
- Artículos de KB
- Agentes
- Equipos
- Departamentos
Nota:
- Los temas del foro no están disponibles para realizar copias de seguridad.
Opciones de copia de seguridad
Zoho Desk ofrece dos opciones principales para realizar copias de seguridad de sus datos: instantáneas y programadas . Con la opción instantánea, la copia de seguridad se inicia inmediatamente. Con la copia de seguridad programada, puede elegir entre las siguientes frecuencias:
- Semanal: se realizará una copia de seguridad cada semana en un día específico.
- Quincenal: se realizará una copia de seguridad cada dos semanas en un día específico.
- Cada mes: se realizará una copia de seguridad una vez al mes en una fecha o día de la semana específicos.
- Trimestral: se realizará una copia de seguridad una vez cada tres meses en una fecha o día específico de la semana.
Tenga en cuenta que el archivo de respaldo que recibirá será un único archivo comprimido compuesto por varios archivos CSV que pertenecen a varios módulos de Zoho Desk.
Copias de seguridad instantáneas
Con las copias de seguridad instantáneas, el proceso comienza de inmediato y tendrás una copia de tus datos disponible para descargar enseguida. Puedes descargar todos tus datos a la vez o solo los modificados durante un periodo personalizado.
Para iniciar una copia de seguridad instantánea:
- Inicie sesión en su cuenta de Zoho Desk como contacto principal.
- Haga clic en el icono de Configuración (
) en la barra superior.
- Haga clic en Copia de seguridad de datos en Administración de datos .
- En Realizar copia de seguridad ahora, seleccione una de las siguientes opciones:
- Copia de seguridad completa : una copia de todos los datos del escritorio estará disponible para descargar de inmediato.
- Copia de seguridad personalizada : permite a los administradores realizar una copia de seguridad de los datos en un plazo de 31 días. Por ejemplo, las empresas pueden necesitar 15 o 21 días de copia de seguridad. Si el periodo de copia de seguridad introducido supera los 31 días (por ejemplo, del 1 de junio al 3 de julio), se generará un error.
Las organizaciones que requieran más de 31 días de datos de copia de seguridad descargados pueden dividirlos en varias copias de seguridad. Por ejemplo, para realizar una copia de seguridad de los datos del 1 de enero de 2024 al 15 de marzo de 2024 (75 días), se puede dividir en tres copias de seguridad de 25 días cada una. - Haga clic en "Descargar ahora" .
Un archivo comprimido con los datos estará disponible para descargar en la sección Historial de copias de seguridad .
Notas:
- Para acceder al Historial de copias de seguridad , vaya a Administración de datos > Copia de seguridad de datos > Historial de copias de seguridad.
- El archivo de respaldo está disponible para descargar inmediatamente o en algún momento según el volumen de datos que tenga en su cuenta.
- El enlace de descarga caducará 7 días después de la fecha de la copia de seguridad.
Programar copias de seguridad
Otra opción eficiente para realizar copias de seguridad de datos es programarlas. Puede automatizar el proceso para que se realicen a intervalos regulares. Tenga en cuenta que la primera copia de seguridad programada se ejecutará como una copia de seguridad completa; las copias de seguridad posteriores solo contendrán datos nuevos y modificados. Tenga en cuenta que solo puede crear una copia de seguridad programada al mes.
Para iniciar una copia de seguridad programada:
- Inicie sesión en su cuenta de Zoho Desk como contacto principal.
- Haga clic en el icono de Configuración (
- Haga clic en Copia de seguridad de datos en Administración de datos .
- Haga clic en la opción "Programar copia de seguridad" para configurar la frecuencia y la fecha de inicio de las copias de seguridad.
Hay cuatro programaciones principales: semanal, quincenal, mensual y trimestral. - Seleccione una de las siguientes frecuencias de respaldo de la lista desplegable Tipo de repetición .
- Semanal o Quincenal : En estas opciones, seleccione el día de la semana en que se realizará la copia de seguridad. Además, especifique cuándo debe finalizar esta copia de seguridad automática.
- Mensual o Trimestral : Para estas opciones, especifique la fecha o el día de la semana en que se realizará la copia de seguridad. Por ejemplo: el primer miércoles del mes o trimestre, o el día 10 de cada mes. Además, especifique cuándo debe finalizar esta copia de seguridad automática.
- Haga clic en Crear programación de copias de seguridad .
Notas:
- Cuando la copia de seguridad está en curso, la pestaña Registros muestra el estado como "Copia de seguridad iniciada" con la fecha y hora de inicio.
- Cuando se complete la copia de seguridad, el enlace de descarga para la copia de seguridad aparecerá en la sección Historial de copias de seguridad , junto con el tamaño del archivo y la cantidad de días de validez.
Descargar archivo de respaldo
Una vez lista la copia de seguridad de los datos, el usuario con privilegios de contacto principal puede descargarla. El archivo de copia de seguridad es un archivo ZIP que incluye un conjunto de archivos CSV con los datos del servicio de asistencia. El archivo está disponible durante 7 días a partir de la fecha de la copia de seguridad, tras los cuales se elimina permanentemente del Historial de Copias de Seguridad .
Para descargar una copia de seguridad de datos:
- Haga clic en el icono de Configuración (
- Haga clic en Copia de seguridad de datos en Administración de datos .
- En la página Copia de seguridad de datos , en la sección Historial de copias de seguridad , haga clic en el ícono Descargar ( ) correspondiente al archivo de copia de seguridad.
El archivo ZIP que contiene la copia de seguridad comenzará a descargarse inmediatamente. También puede eliminar una copia de seguridad haciendo clic en el icono Eliminar ( 
) junto a la copia de seguridad deseada.
Detener la copia de seguridad programada
Si tiene una copia de seguridad de datos programada, puede cancelarla cuando sea necesario. Sin embargo, tenga en cuenta que no puede detener una copia de seguridad mientras se esté ejecutando.
Para detener una copia de seguridad programada:
- Haga clic en el icono de Configuración (
- Haga clic en Copia de seguridad de datos en Administración de datos .
- En la página Copia de seguridad de datos, haga clic en Detener copia de seguridad en Próxima programación de copia de seguridad .
- En la ventana emergente que aparece, haga clic en Detener copia de seguridad .
Registros
Aquí se detallará la secuencia cronológica de las acciones realizadas para la copia de seguridad de datos. Estas incluyen:
- Configuración: Al programar una copia de seguridad, el registro se actualizará con la configuración elegida por el usuario. Por ejemplo, Copia de seguridad completa iniciada.
- Copia de seguridad programada: cuándo está programado realizar la copia de seguridad.
- La copia de seguridad está lista para descargarse: cuando la copia de seguridad está lista para descargarse.
- Descarga iniciada: cuando el usuario descarga la copia de seguridad.
- Cómo detener una copia de seguridad programada