Copia de seguridad de los datos de su Zoho Desk
Incluso con las mejores intenciones, los administradores y agentes han visto incidentes en los que eliminaron datos importantes o modificaron registros, solo para darse cuenta de que fue por error. Por eso es tan importante tener una copia de los datos de su mesa de ayuda a la que recurrir en cualquier momento. Con esto en mente, Zoho Desk ofrece varias opciones para descargar todos sus datos periódicamente. Incluso puede programar una copia de seguridad para que se realice en un momento específico de su elección. Estas copias de seguridad de datos instantáneas y programadas aseguran que siempre tenga datos recientes de su cuenta de la mesa de ayuda y esté protegido contra cualquier pérdida de datos.
Importante:
- Esta característica se encuentra actualmente en la etapa Beta . Si desea acceder a la versión Beta, envíe una solicitud a support@zohodesk.com .
- Solo el contacto principal puede crear y descargar copias de seguridad en Zoho Desk.
¿Qué se respalda?
Cuando crea una copia de seguridad, todos los datos del módulo, incluidos los tickets, la base de conocimientos, los contactos, las cuentas, etc., se guardan en el archivo de descarga.
Esta es la lista de módulos de los que se realizará una copia de seguridad:
- Entradas
- Hilos
- Comentarios
- Entradas de tiempo
- Archivos adjuntos (a través del enlace de descarga)
- Contactos
- cuentas
- Ocupaciones
- Tareas
- Llamadas
- Eventos
- productos
- Artículos de base de conocimiento
- Agentes
- equipos
- Departamentos
Nota:
- Los temas del foro no están disponibles para copia de seguridad.
Opciones de copia de seguridad
Hay dos opciones principales en Zoho Desk para realizar copias de seguridad de sus datos: instantáneas y programadas . Con la opción instantánea, la copia de seguridad comienza inmediatamente. Con la copia de seguridad programada, tiene las siguientes frecuencias para elegir:
- Semanalmente: la copia de seguridad se realizará todas las semanas en un día específico.
- Cada dos semanas: la copia de seguridad se realizará una vez cada dos semanas en un día específico.
- Cada mes: la copia de seguridad se realizará una vez al mes en una fecha específica o día de la semana.
- Trimestral: la copia de seguridad se realizará una vez cada tres meses en una fecha específica o día de la semana.
Tenga en cuenta que el archivo de copia de seguridad que recibirá será un único archivo comprimido que constará de varios archivos CSV pertenecientes a varios módulos de Zoho Desk.
Copias de seguridad instantáneas
Con las copias de seguridad instantáneas, el proceso de copia de seguridad comienza de inmediato y una copia de sus datos estará disponible pronto para que la descargue. Puede descargar todos sus datos a la vez o descargar solo aquellos modificados durante un período personalizado. Por ejemplo, solo una copia de los datos del primer trimestre.
Para iniciar una copia de seguridad instantánea:
- Inicie sesión en su cuenta de Zoho Desk como contacto principal.
- Haga clic en el icono Configuración ( ) en la barra superior.
- Haga clic en Copia de seguridad de datos en Administración de datos .
- En Copia de seguridad ahora, elija uno de los siguientes:
- Copia de seguridad completa : una copia de todos los datos del escritorio estará disponible para descargar de inmediato.
- Copia de seguridad personalizada : ingrese los valores Fecha de modificación después y Fecha de modificación hasta para proporcionar un intervalo de tiempo. Solo se respaldarán los datos modificados durante este intervalo de tiempo.
- Haga clic en Descargar ahora .
Un archivo comprimido con los datos estará disponible para su descarga en la sección Historial de copias de seguridad .
Notas:
- Para acceder al Historial de copias de seguridad , vaya a Administración de datos > Copia de seguridad de datos > Historial de copias de seguridad.
- El archivo de copia de seguridad está disponible para su descarga inmediatamente o en algún momento según el volumen de datos que tenga en su cuenta.
- El enlace de descarga caducará 7 días después de la fecha de su copia de seguridad.
- Una vez que se inicia una copia de seguridad completa o personalizada, no puede realizar una copia de seguridad de sus datos durante los próximos 30 días.
Programar copias de seguridad
Otra opción eficiente para la copia de seguridad de datos es programarla. Puede automatizar el proceso de copia de seguridad de datos para que se produzca a intervalos regulares. Tenga en cuenta que su primera copia de seguridad programada se ejecutará como una copia de seguridad completa, luego las copias de seguridad posteriores solo tendrán datos nuevos y modificados. Tenga en cuenta que solo puede crear una copia de seguridad programada en un mes.
Para iniciar una copia de seguridad programada:
- Inicie sesión en su cuenta de Zoho Desk como contacto principal.
- Haga clic en el icono Configuración ( ) en la barra superior.
- Haga clic en Copia de seguridad de datos en Administración de datos .
- Haga clic en la opción Programar copia de seguridad para configurar la frecuencia de las copias de seguridad y la fecha de inicio.
Hay cuatro horarios principales: semanal, quincenal, mensual y trimestral. - Seleccione una de las siguientes frecuencias de respaldo de la lista desplegable Tipo de repetición .
- Semanal o quincenal : para estas opciones, seleccione el día de la semana en que se debe realizar la copia de seguridad. Además, especifique cuándo debe finalizar esta copia de seguridad automática.
- Cada mes o trimestralmente : para estas opciones, especifique la fecha o el día de la semana en que se debe realizar la copia de seguridad. Por ejemplo: Primer miércoles del mes o trimestre, o el día 10 de cada mes. Además, especifique cuándo debe finalizar esta copia de seguridad automática.
- Haga clic en Crear programa de copia de seguridad .
Notas:
- Cuando la copia de seguridad está en curso, la pestaña Registros muestra el estado como "Copia de seguridad iniciada" con la fecha y hora de inicio.
- Cuando se complete la copia de seguridad, el enlace de descarga de la copia de seguridad aparecerá en la sección Historial de copias de seguridad , junto con el tamaño del archivo y la cantidad de días que es válida.
Descarga del archivo de copia de seguridad
Una vez que la copia de seguridad de datos está lista, el usuario con privilegios de contacto principal puede descargarla. El archivo de respaldo es un archivo ZIP que incluye un conjunto de archivos CSV que contienen los datos de la mesa de ayuda. El archivo está disponible durante 7 días a partir de la fecha de la copia de seguridad, después de lo cual se elimina de forma permanente de la sección Historial de copias de seguridad .
Para descargar la copia de seguridad de datos:
- Haga clic en el icono Configuración ( ) en la barra superior.
- Haga clic en Copia de seguridad de datos en Administración de datos .
- En la página Copia de seguridad de datos , en la sección Historial de copias de seguridad, haga clic en el icono Descargar ( ) correspondiente al archivo de copia de seguridad.
El archivo ZIP que contiene la copia de seguridad comenzará a descargarse inmediatamente. También puede eliminar una copia de seguridad haciendo clic en el icono Eliminar ( ) que se encuentra junto a la copia de seguridad requerida.
Detener la copia de seguridad programada
Cuando tiene una copia de seguridad de datos programada, puede optar por cancelarla cuando surja la necesidad. Sin embargo, tenga en cuenta que no puede detener una copia de seguridad cuando se está ejecutando actualmente.
Para detener una copia de seguridad programada:
- Haga clic en el icono Configuración ( ) en la barra superior.
- Haga clic en Copia de seguridad de datos en Administración de datos .
- En la página Copia de seguridad de datos, haga clic en Detener copia de seguridad en Programación de copia de seguridad siguiente .
- En la ventana emergente que aparece, haga clic en Detener copia de seguridad .
Registros
La secuencia cronológica de la acción realizada en relación con la copia de seguridad de datos se enumerará aquí. Incluyen:
- Configuración: al programar la copia de seguridad, el registro se actualizará con la configuración elegida por el usuario. Por ejemplo, Copia de seguridad completa iniciada.
- Copia de seguridad programada: cuándo está programada la realización de la copia de seguridad.
- La copia de seguridad está lista para descargar: cuando la copia de seguridad está lista para descargar.
- Descarga iniciada: cuando el usuario descarga la copia de seguridad.
- Detener una copia de seguridad programada
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