Configuración de su canal de correo electrónico

Configuración de su canal de correo electrónico


Los correos electrónicos son el modo de comunicación más utilizado e indispensable para que sus clientes envíen tickets a su Zoho Desk. Los correos electrónicos recibidos de sus clientes se convierten en tickets y se les asigna una ID de ticket única. Todo lo que necesita hacer es reenviar los correos electrónicos recibidos en su buzón de soporte a Zoho Desk.

Buzón de soporte predeterminado

Cuando se registra en Zoho Desk, se le proporciona una dirección de correo electrónico de soporte predeterminada que parece support@mycompany.zohodesk.com . La parte de mi empresa de la dirección de correo electrónico debe reemplazarse con el nombre del portal de su Zoho Desk. Técnicamente, puede compartir esta dirección de correo electrónico de soporte con sus clientes para recibir correos electrónicos en Zoho Desk.

Para ver su dirección de correo electrónico de soporte predeterminada:
  1. Haga clic en el   icono  Configuración ( ) en la barra superior.
  2. En la  página de destino de Configuración  , haga clic  en Correo electrónico en  Canales .
  3. En la  página Dirección de correo electrónico de soporte   , puede encontrar la dirección de correo electrónico predeterminada .
    La dirección de correo electrónico se asigna al     departamento predeterminado y se le asigna un nombre descriptivo .


Reenvío de correos electrónicos desde su dirección de correo electrónico externa

Debe tener una dirección de correo electrónico de soporte ( como support@zylker.com ) para su negocio. El siguiente paso es reenviar correos electrónicos desde su dirección de correo electrónico de soporte (externa) a la dirección de correo electrónico predeterminada en su cuenta de Zoho Desk. Aprenda  a configurar el reenvío desde varios proveedores de servicios de correo electrónico. Una vez que configure el reenvío, recibirá un correo electrónico de verificación en support@zylker.zohodesk.com en nombre de su servidor de correo electrónico.

Nota:
  • El correo electrónico de verificación se crea como un ticket y se puede ubicar en la Vista de tickets abiertos en su cuenta de Zoho Desk.

Agregar alias de correo electrónico de soporte

Si bien su dirección de correo electrónico de soporte predeterminada es support@mycompany.zohodesk.com , puede crear varios alias para diferentes situaciones. Por ejemplo, puede crear un alias como ventas@miempresa.zohodesk.com para crear tickets a partir de correos electrónicos relacionados con ventas en Zoho Desk.  Incluso puede crear un departamento separado para la función de ventas y asignarlo con el alias de ventas. De esta manera, puede enrutar los boletos directamente a su equipo de ventas. Sin embargo, debe reenviar correos electrónicos desde sus direcciones de correo electrónico externas a un alias de correo electrónico equivalente en su mesa de ayuda.

La siguiente tabla especifica las ediciones de Zoho Desk y la cantidad máxima de alias permitidos en cada una de ellas.

Edición de escritorio de Zoho
Número de alias de correo electrónico
Empresa
101 (Predeterminado + 100)
Profesional
11 (Predeterminado + 10)
Estándar
6 (Predeterminado + 5)
Gratis
2 (Predeterminado + 1)

Para crear un alias: 
  1. Haga clic en el   icono  Configuración ( ) en la barra superior.
  2. En la  página de destino de Configuración   , haga clic  en Correo electrónico en  Canales .
  3. En la  página Dirección de correo electrónico de soporte   , haga clic en Nueva  dirección de correo electrónico de soporte en el área superior derecha.
  4. En la ventana  Agregar correo electrónico de soporte , ingrese ladirecciónque desea usar para recibir tickets de soporte. Por ejemplo, para crear un alias como ventas@miempresa.zohodesk.com , ingrese ventas.
  5. Ingrese un nombre amistoso para su dirección de soporte. El nombre descriptivo precederá a la dirección de soporte. Por ejemplo, Ventas de Zylker < sales@zylker.zohodesk.com >.
  6. Haga clic en Guardar.



Siga los pasos anteriores para agregar múltiples alias de correo electrónico de soporte y luego configure el reenvío desde su dirección de correo electrónico externa equivalente para recibir tickets de soporte.

Dirección de correo electrónico de soporte
Alias ​​de Zoho Desk equivalente
support@miempresa.com
support@miempresa.zohodesk.com
ventas@miempresa.com
ventas@miempresa. zohodesk.com _
escalation@miempresa.com
escalada@miempresa. zohodesk.com _
facturación@miempresa.com
facturación@miempresa. zohodesk.com _

Puede editar o eliminar los alias de correo electrónico agregados en su Zoho Desk. 

Para eliminar un alias de correo electrónico:
  1. Haga clic en el   icono  Configuración ( ) en la barra superior .
  2. En la  página de destino de Configuración   , haga clic  en Correo electrónico en  Canales .
  3. En la   página Dirección de correo electrónico de soporte , haga clic en Eliminar correspondiente al alias.
  4. Haga clic en Aceptar para confirmar.

Nota:
  • Debe haber al menos una dirección de correo electrónico de soporte conectada a su Zoho Desk.

Iniciar y detener la obtención de correo

En cualquier momento, puede detener o comenzar a buscar correos electrónicos para los alias de correo electrónico de soporte creados en Zoho Desk.

Para dejar de obtener correos electrónicos para un alias:
  1. Haga clic en el   icono  Configuración ( ) en la barra superior .
  2. En la  página de destino de Configuración   , haga clic  en Correo electrónico en  Canales .
  3. En la  página Dirección de correo electrónico de soporte   , haga clic en el interruptor a APAGADO correspondiente a una dirección de correo electrónico de soporte.
  4. Haga  clic en Aceptar para confirmar. A partir de ahora, los correos electrónicos recibidos en el alias de correo electrónico de soporte no se convertirán en tickets.



Para comenzar a buscar correos electrónicos para un alias:
  1. Haga clic en el   icono  Configuración ( ) en la barra superior.
  2. En la  página de destino de Configuración  , haga clic  en Correo electrónico en  Canales .
  3. En la  página Dirección de correo electrónico de soporte   , haga clic en el interruptor a ON correspondiente a una dirección de correo electrónico de soporte.
  4. Haga  clic en Aceptar para confirmar.

Asociación de alias con departamento

Si creó varios alias de correo electrónico de soporte, podría asignarlos a sus departamentos correspondientes en Zoho Desk. Le ayuda a rastrear, administrar y generar informes para los tickets recibidos en esos alias de correo electrónico. Sin embargo, esta opción solo está disponible cuando tiene más de un departamento.

Para mapear un alias con un departamento:
  1. Haga clic en el   icono  Configuración ( ) en la barra superior.
  2. En la  página de destino de Configuración   , haga clic  en Correo electrónico en  Canales .
  3. En la  página Dirección de correo electrónico de soporte   , haga clic en Editar correspondiente a un alias de correo electrónico.
  4. Seleccione un departamento del menú desplegable.
  5. Haga clic en Guardar . 

Adición de dirección

Zoho Desk le permite responder desde otra dirección de correo electrónico de soporte de su empresa en lugar de su Dirección predeterminada. Sin embargo, debe agregar la Dirección de remitente y autenticarla en Zoho Desk. Además, cuando no agrega una dirección de remitente, la dirección de correo electrónico de soporte predeterminada se utiliza como dirección de remitente en las respuestas a los clientes.

La siguiente tabla especifica las ediciones de Zoho Desk y la cantidad máxima de direcciones de remitente permitidas en cada una de ellas.

Edición de escritorio de Zoho
Número de direcciones de origen
Empresa
Ilimitado
Profesional
10
Estándar 
5
Gratis
1

Para agregar una dirección de remitente: 
  1. Haga clic en el   icono  Configuración ( ) en la barra superior.
  2. En la  página de destino de Configuración   , haga clic  en Correo electrónico en  Canales .
  3. En la   página Dirección de correo electrónico de soporte , haga clic en Desde dirección en el panel izquierdo. Puede encontrar que su dirección de correo electrónico de soporte predeterminada se agregó como la dirección de remitente.
  4. En la  página Dirección   de remitente, haga clic en Nueva dirección de remitente en el área superior derecha.
  5. En la  ventana Agregar desde dirección   , haga lo siguiente:
    • Seleccione un Departamento (cuando tenga más de uno) del menú desplegable.
    • Ingrese la Dirección de remitente que se usará al responder a los tickets. Por ejemplo, support@zylker.com .
    • Ingrese un  nombre descriptivo  para su dirección de remitente.
  6. Haga clic en Guardar .



Una vez que agregue una dirección de remitente, recibirá un correo electrónico de autenticación en esa dirección de correo electrónico. Debe completar la autenticación para poder responder utilizando la nueva dirección de remitente. 

Notas:
  • ¿No recibiste el correo electrónico de autenticación? Revisa tu carpeta de correo no deseado para asegurarte de que no haya terminado allí. 
  • También puede intentar volver a enviar el correo electrónico de autenticación manualmente. Para reenviar, vaya a Configuración > Correo electrónico > De la dirección y luego haga clic en  Reenviar.
  • Le recomendamos que agregue el siguiente registro SPF en el archivo DNS de su dominio para garantizar la entrega adecuada de sus correos electrónicos:  v=spf1 mx include:zoho.com ~all
  • Cuando agregue una dirección de remitente personalizada, recuerde actualizarla en el campo De de sus plantillas de correo electrónico. Para revisar sus plantillas, vaya a Configuración > Plantillas > Plantillas de correo electrónico .

Agregar dirección de remitente con SMTP

Puede optar por agregar la dirección de remitente utilizando los detalles de su servidor SMTP en Zoho Desk. Le proporciona un mayor control sobre la entrega de correos electrónicos enviados desde su mesa de ayuda.



Para agregar una dirección de remitente con SMTP: 
  1. Haga clic en el   icono  Configuración ( ) en la barra superior.
  2. En la  página de destino de Configuración   , haga clic  en Correo electrónico  en  Canales .
  3. En la   página  Dirección de correo electrónico de soporte , haga clic en Desde dirección en el panel izquierdo. Puede encontrar que su dirección de correo electrónico de soporte predeterminada se agregó como la dirección de remitente.
  4. En la  página Dirección   de remitente, haga clic en Nueva  dirección de remitente en el área superior derecha.
  5. En la  ventana Agregar desde dirección  , haga lo siguiente:
    • Seleccione un  Departamento (cuando tenga más de uno) del menú desplegable.
    • Ingrese la  Dirección de remitente que  se usará al responder a los tickets. Por ejemplo, support@zylker.com .
    • Ingrese un  nombre descriptivo para su dirección de remitente.
  6. Marque la opción Usar mi SMTP y haga lo siguiente:
    • Ingrese su nombre de usuario y contraseña de SMTP .
    • Seleccione el Tipo de conexión . Puede elegir entre  Simple ,  SSL  y TLS .
    • Introduzca el nombre del servidor .
    • Seleccione el número de puerto para el servidor. Puede elegir entre  25 , 465 y 587 .
  7. Haga clic en Guardar .

Nota:
  • No es necesario que verifique la Dirección de remitente ni que agregue un registro SPF cuando utilice su servidor SMTP.

Deshabilitar la dirección de origen 

Puede deshabilitar una dirección de remitente que crea que no se utilizará en el corto plazo. Cuando deshabilite, la dirección de origen no se mostrará en el campo "De" cuando redacte una respuesta.

Para deshabilitar una dirección de remitente:
  1. Haga clic en el   icono  Configuración ( ) en la barra superior.
  2. En la  página de destino de Configuración   , haga clic  en Correo electrónico en  Canales .
  3. En la   página  Dirección de correo electrónico de soporte , haga clic en Desde dirección  en el panel izquierdo.
  4. En la  página Dirección   de remitente, haga clic en Deshabilitar correspondiente a una dirección de remitente.
  5. Haga clic en Aceptar para confirmar.

Nota:
  • Puede deshabilitar o eliminar la dirección de origen predeterminada ( support@zylker.zohodesk.com ) para que no se muestre en el campo "De" mientras se encuentra en el editor de respuestas.

Eliminación de dirección

Si decide que ya no necesita una dirección de remitente, puede eliminarla de Zoho Desk.

Para eliminar una dirección de remitente: 
  1. Haga clic en el   icono  Configuración ( ) en la barra superior.
  2. En la  página de destino de Configuración   , haga clic  en Correo electrónico  en  Canales .
  3. En la  página  Dirección de correo electrónico de soporte   , haga clic en Desde dirección en el panel izquierdo.
  4. En la  página  Dirección   de remitente, haga clic en Eliminar correspondiente a una Dirección de remitente.
  5. Haga  clic en Aceptar para confirmar.

Otra configuración

Las siguientes opciones de configuración también pueden ser útiles para determinar cómo administrar su canal de correo electrónico.

Respuestas automáticas de correo electrónico de CC

Ahora, cada vez que envíe una respuesta o reenvíe un ticket que haya recibido, la dirección de correo electrónico de soporte original se agregará automáticamente como destinatario Cc. No verá la dirección de correo electrónico en la línea Cc mientras redacta el mensaje, pero se realiza una copia de seguridad de cada respuesta en tiempo real.

Para copiar automáticamente las respuestas de correo electrónico:
  1. Haga clic en el   icono  Configuración ( ) en la barra superior.
  2. En la  página de destino de Configuración  , haga clic  en Correo electrónico en  Canales .
  3. En la   página  Dirección de correo electrónico de soporte , haga clic en Otra configuración  en el panel izquierdo.
  4. Active la opción Respuestas automáticas de correo electrónico a su buzón de soporte .
La función Auto-Cc se habilitará inmediatamente.

Nota:
  • Esta es una configuración de nivel de organización. Sin embargo, puede optar por habilitar o deshabilitar esta opción para sus departamentos individuales.

Crear contactos usando la dirección de correo electrónico de respuesta

De forma predeterminada, la dirección 'De' del cliente que le envía un correo electrónico se utiliza para crear el contacto. En su lugar, puede optar por crear contactos con su dirección de correo electrónico "Responder a". Por ejemplo, Natalie envía un correo electrónico desde support@abccorp.com pero quiere recibir respuestas en una dirección en particular, digamos, natalie@zmail.com . Al habilitar esta opción, Natalie se agregará a sus contactos con la dirección de correo electrónico natalie@zmail.com en lugar de support@abccorp.com .



Para usar la dirección de correo electrónico de respuesta:
  1. Haga clic en el   icono  Configuración ( ) en la barra superior.
  2. En la  página de destino de Configuración  , haga clic  en Correo electrónico  en  Canales .
  3. En la   página  Dirección de correo electrónico de soporte , haga clic en Otra configuración  en el panel izquierdo.
  4. Active la  opción Crear contactos con la dirección de correo electrónico "Responder a " .
    La función se activará inmediatamente.

Nota:
  • Esta es una configuración de nivel de organización. Sin embargo, puede optar por habilitar o deshabilitar esta opción para sus departamentos individuales.
  • Cuando hay más de una dirección de correo electrónico de "respuesta a", la primera dirección de correo electrónico de respuesta se usa para crear un contacto para el ticket.

Mostrar el nombre del agente en las respuestas de los tickets

Comienzas las conversaciones de apoyo con un "hola", diciendo "encantado de conocerte" y terminas con un "gracias" y un "adiós". Pero, ¿qué sucede si sus clientes encuentran que sus respuestas llegan a su buzón como "De: Soporte de Zylker". ¿No sentirán que es otro boleto numerado para ser tratado y despachado?

En su lugar, agregue una "cara" a sus tickets de soporte mostrando el nombre del agente en sus respuestas a los tickets. Por ejemplo, "De: Brad < support@zylcares.com >". Sería agregar el toque personal a cada respuesta.

Para mostrar el nombre del agente:
  1. Haga clic en el   icono  Configuración ( ) en la barra superior.
  2. En la  página de destino de Configuración  , haga clic  en Correo electrónico  en  Canales .
  3. En la   página  Dirección de correo electrónico de soporte , haga clic en Otra configuración  en el panel izquierdo.
  4. Cambie la opción Mostrar el nombre del agente en las respuestas de tickets enviadas a los clientes a ON . Zoho Desk ahora mostrará el nombre del agente (tanto el nombre como el apellido) junto con el alias del correo electrónico de soporte en las respuestas a los tickets.

Configuración del solicitante al reenviar correos electrónicos

Cuando un agente reenvía un correo electrónico a Zoho Desk, crea un ticket a su nombre y no al del remitente original. Sin embargo, puede habilitar la opción de reenvío para configurar al remitente original como el solicitante del ticket .

Para habilitar esta configuración:
  1. Haga clic en el   icono  Configuración ( ) en la barra superior.
  2. En la  página de destino de Configuración  , haga clic  en Correo electrónico  en  Canales .
  3. En la   página  Dirección de correo electrónico de soporte , haga clic en Otra configuración  en el panel izquierdo.
  4. Cambie la  opciónCrear tickets en nombre del remitente al reenviar correos electrónicosON . Zoho Desk configurará ahora al solicitante según las instrucciones.

Notas:
  • Esta solución funciona solo para correos electrónicos reenviados por agentes activos. 
  • Esta es una configuración de nivel de organización. Sin embargo, puede optar por habilitar o deshabilitar esta opción para sus departamentos individuales.

Configurar respuestas de tickets como privadas automáticamente

Las respuestas de los tickets son públicas y se muestran a los clientes en su bandeja de entrada. Pero, ¿qué sucede si desea interactuar con alguien sin que la conversación termine en la bandeja de entrada de su cliente? La capacidad de responder a los tickets eliminando al solicitante de ser el destinatario lo ayuda en estas situaciones. Dichas respuestas podrían configurarse como privadas automáticamente, por lo que no están visibles en el Centro de ayuda.

Para habilitar esta configuración:
  1. Haga clic en el   icono  Configuración ( ) en la barra superior.
  2. En la  página de destino de Configuración  , haga clic  en Correo electrónico  en  Canales .
  3. En la   página  Dirección de correo electrónico de soporte , haga clic en Otra configuración  en el panel izquierdo.
  4. Cambie la   opción Configurar automáticamente las secuencias de tickets como privadas en función de los destinatarios a ON . Zoho Desk ahora configurará automáticamente los hilos de respuesta como privados cuando el solicitante no sea el destinatario.

Notas:
  • Las conversaciones de correo electrónico reenviadas seguirán estando marcadas como privadas independientemente de esta configuración.
  • Esta es una configuración para toda la organización y se aplica a todos sus departamentos de Zoho Desk.
  • Cuando está deshabilitado, los agentes no pueden configurar las respuestas de correo electrónico como privadas aunque el solicitante no sea el destinatario.

Preguntas frecuentes (FAQ) 

Aquí hay algunas preguntas y respuestas frecuentes sobre la configuración del canal de correo electrónico en Zoho Desk. 
  1. Configuré el reenvío desde dos de mis buzones de correo de soporte a un alias de correo electrónico (por ejemplo, support@zylker.zohodesk.com ) en un departamento. ¿Puedo filtrar las entradas por la dirección de correo electrónico a la que se envían originalmente?

    • Puede filtrar los tickets solo por los alias de correo electrónico que creó en Zoho Desk. Sin embargo, puede crear dos alias de correo electrónico diferentes en un departamento y configurar un reenvío uno a uno para filtrar por sus direcciones de correo electrónico originales.


  2. Tengo más de dos direcciones "de" y parece que necesito elegir la correcta antes de enviar una respuesta. ¡Molesto!
      
    • Zoho Desk establecerá automáticamente la Dirección de remitente a la que sus clientes dirigieron su ticket. Sin embargo, para los boletos creados a partir de otros canales, debe elegir la dirección de origen preferida.


  3. Estoy usando G Suite y configuré el enrutamiento a nivel de dominio (y no el enrutamiento predeterminado). Desafortunadamente, el reenvío de correos electrónicos a Zoho Desk genera el siguiente error: "Error permanente en la entrega al siguiente destinatario". ¿Qué hice mal?

    • Cuando configure el reenvío a nivel de dominio en su consola de G Suite, asegúrese de habilitar la opción  Cambiar sobre SMTP . Esto reenviará sus correos electrónicos a Zoho Desk con < support@mycompany.zohodesk.com > como la dirección 'Para'.


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