Automatiza tu proceso de negocio

Zoho CRM ofrece varias herramientas para automatizar acciones repetitivas en su proceso comercial y ayudarlo a completar tareas de manera rápida y efectiva: regla de asignación, flujos de trabajo, plan, proceso de aprobación, horarios, acciones, reglas de escalado de casos y reglas de puntuación.

Usar las herramientas adecuadas para el propósito correcto es la clave para usar la automatización de manera efectiva en Zoho CRM. Las siguientes herramientas lo ayudarán a configurar su CRM de la manera que desee:

Reglas de asignación

Las reglas de asignación le permiten asignar registros a un usuario automáticamente. Supongamos que tiene 2.500 clientes potenciales para importar y desea asignarlos todos a James, un usuario en su cuenta de CRM. Puede hacerlo fácilmente utilizando las reglas de asignación.

Proceso de aprobación

Algunos procesos comerciales requieren la aprobación de los superiores antes de que la acción pueda llevarse a cabo. Obtener su aprobación manualmente puede llevar mucho tiempo. Zoho CRM le facilita las cosas al automatizar este proceso.

Tomemos un ejemplo simple: los desarrolladores de Millennials Consulting deben obtener la aprobación de su gerente antes de actualizar un dispositivo u obtener uno nuevo. Enviar esta solicitud por correo electrónico puede ser arriesgado, ya que es fácil para el gerente perderlo en su bandeja de entrada. Para evitar esta situación, cree un proceso de aprobación, que le permite al gerente aprobar la solicitud con un simple clic.

Reglas de flujo de trabajo

En cualquier proceso comercial, ciertas acciones, como el seguimiento con un cliente, la actualización del estado del cliente potencial después de que se contacta a un cliente potencial y la adición de tareas para un cliente potencial se realizan de manera regular y toman mucho tiempo. Puede usar reglas de flujo de trabajo para automatizar estos procesos y minimizar el trabajo manual.

Veamos el siguiente escenario:

cuando se capturan clientes potenciales de alta prioridad en Zoho CRM, el propietario principal desea llevar a cabo las siguientes acciones:

• Enviar notificaciones por correo electrónico al gerente correspondiente
  

• Actualice el   campo Estado del cliente potencial a  Contactado
  

Es posible que este proceso no tarde demasiado para un pequeño número de clientes potenciales de alta prioridad, pero cuantos más clientes potenciales existan, más trabajo se requiere.

Así es como las reglas de flujo de trabajo pueden resolver el problema.

Cree una regla de flujo de trabajo en Zoho CRM para que cuando se cree un cliente potencial y se etiquete como  Alta prioridad , se notifique al administrador asociado de inmediato y el campo de estado se actualice a  Contactado . Esto sucederá automáticamente cada vez que se agregue un cliente potencial de alta prioridad a la cuenta.

Blueprint

Un blueprint es una representación visual funcional de todos los elementos que son cruciales para un proceso de ventas exitoso. Diseñar un plan para su proceso es como planificar la ruta más eficiente antes de comenzar un viaje: le ayuda a mantenerse encaminado hacia sus objetivos.

Echemos un vistazo al blueprint. Primero debe recopilar detalles sobre un cliente potencial para agregarlos a su cuenta, luego establecer contacto. Cuando intente establecer contacto, es posible que su cliente potencial no responda su llamada, en cuyo caso deberá intentarlo nuevamente al día siguiente. Una vez que haya establecido una comunicación exitosa con su líder.

Es importante determinar cuál de estos se aplica al cliente potencial para poder identificar qué clientes potenciales vale la pena buscar y cómo hacer un seguimiento. La categorización del cliente potencial en CRM asegura que se le dé el nivel correcto de atención al cliente potencial y que el representante de ventas comprenda los siguientes pasos a seguir.

Horarios

Los horarios le permiten configurar acciones automatizadas para que se ejecuten instantáneamente o en un momento específico. También puede elegir ejecutar estos horarios diariamente, semanalmente o mensualmente. Los horarios también le permiten integrarse y sincronizar datos con aplicaciones de terceros.

Comportamiento

Varias acciones en su proceso de ventas pueden automatizarse con la ayuda de acciones. Zoho CRM le permite realizar cinco acciones diferentes. Son los siguientes:

• Notificaciones por correo electrónico : cree notificaciones por correo electrónico para enviarlas a sus clientes potenciales o contactos. Cuando las notificaciones por correo electrónico están asociadas con una regla de flujo de trabajo, se activarán automáticamente. Por ejemplo, puede enviar un correo electrónico de bienvenida cuando se agrega un cliente potencial a su cuenta de CRM.
  

• Tareas : cree tareas para los usuarios en su cuenta de CRM. Por ejemplo, si desea asignar tareas a un usuario una vez que se agrega un cliente potencial a su cuenta de CRM, puede crear la tarea y asociarla con la regla de flujo de trabajo para que se asigne automáticamente.
  

• Actualizaciones de campo : actualice los campos de CRM con los valores adecuados. Por ejemplo, si desea actualizar el campo de estado del cliente potencial a Contactado una vez que se completa una tarea, puede hacerlo creando una acción de actualización de campo y asociándose con una regla de flujo de trabajo.
  

• Webhooks : envíe notificaciones web a una aplicación de terceros cuando ocurran ciertos eventos en su cuenta de CRM.
  

• Funciones personalizadas : le permite ejecutar scripts de programación personalizados para actualizar registros en CRM o una aplicación de terceros.
  

Reglas de escalamiento de casos

Algunas tareas pueden no ser realizadas por la persona a la que están asignadas, por varias razones. Puede configurar reglas de escalado de casos, que escalan la tarea al siguiente miembro de su jerarquía organizativa, para asegurarse de que la tarea se complete a tiempo.

Reglas de puntuación

Las reglas de puntuación lo ayudan a identificar los registros en los que vale la pena dedicar su tiempo para que pueda concentrarse en los registros que requieren su atención. También puede determinar las acciones apropiadas para los registros que no están progresando a través de su canal de ventas.