Usuarios. ¿Qué son los Roles en Zoho Desk?
Configure la jerarquía de toda la organización mediante Roles. Los usuarios de una jerarquía superior siempre pueden acceder a todos los registros de una jerarquía inferior. Por ejemplo, un administrador de soporte puede acceder a todos los registros de los agentes, mientras que los agentes solo pueden acceder a sus registros.
Características clave
- Los usuarios con un rol de CEO tienen acceso a toda la base de datos dentro de su organización.
- Los administradores de la jerarquía de funciones no pueden ver ni editar los registros de sus subordinados si no tienen los permisos "Leer" o "Editar" para el tipo de registro.
- Los usuarios con un rol superior pueden acceder a los datos de otros usuarios por debajo de su jerarquía. Por ejemplo, un gerente de soporte puede acceder a los datos de sus subordinados.
- De forma predeterminada, los usuarios del mismo rol no pueden acceder a los datos de los demás. Por ejemplo, el vicepresidente de ingeniería no puede acceder a los datos de soporte al cliente del vicepresidente y viceversa, aunque pertenecen a la misma jerarquía.
- Puede utilizar la opción Compartir datos con compañeros para permitir el intercambio de datos entre usuarios del mismo rol.
- Se debe tener acceso de lectura / escritura al registro principal para agregar comentarios, archivos adjuntos o enviarle un correo electrónico.
- Un usuario con perfil de Administrador tendrá acceso a todos los datos independientemente del rol asignado al usuario.
Creando roles
De forma predeterminada, las funciones de director ejecutivo y gerente están habilitadas para su cuenta de Zoho Desk. También puede crear diferentes tipos de roles para los usuarios según su posición en la jerarquía de su organización.
Para crear un nuevo rol:
- Haga clic en el icono de Configuración (
) en la barra superior.
- En la página de inicio de configuración , haga clic en Permisos en Usuarios y control .
- En la Lista de funciones , haga clic en Nueva función en la esquina superior derecha.
- En la página Nueva función, haga lo siguiente:
- Ingrese el nombre del rol .
- Seleccione el rol del superior inmediato en la búsqueda Informes para .
Si no selecciona el rol de superior, el nuevo rol se creará bajo el rol de CEO. - Seleccione la casilla de verificación Compartir datos con pares si desea habilitar los derechos de acceso a los pares.
- Especifique la Descripción del rol.
- Haga clic en Guardar .
Asignar roles
Después de crear roles, puede asignarlos a los agentes de su organización.
Para asignar roles a los usuarios:
- Haga clic en el icono de Configuración (
- En la página de inicio de configuración , haga clic en Agentes en Usuarios y control .
- En la página Lista de agentes , haga clic en < Nombre del agente >.
- En la página Detalles del agente , haga clic en en el panel izquierdo.
- En la página Editar información del agente y en Funciones y permisos, seleccione la función específica en el cuadro de búsqueda.
- Haga clic en Guardar .
Editar roles
Puede modificar los roles de usuario según los cambios en su jerarquía organizativa. Puede realizar las siguientes modificaciones:
- Cambiar el nombre del rol
- Cambiar el rol superior
- Cambiar la configuración para compartir datos con compañeros
Al cambiar los nombres de los roles, todas las reglas para compartir datos se actualizarán automáticamente.
Para editar un rol:
- Haga clic en el icono de Configuración (
- En la página de inicio de configuración , haga clic en Permisos en Usuarios y control .
- En la lista de funciones , haga clic en el nombre de la función .
- En la página Detalles del rol , haga clic en el ícono Editar (
) en el área superior derecha.
- En la página Editar rol , actualice las nuevas propiedades del rol.
- Haga clic en Guardar .
Eliminar roles
No puede eliminar los roles existentes sin transferir los usuarios a un nuevo rol.
Para eliminar un rol:
- Haga clic en el icono de Configuración (
- En la página de inicio de configuración , haga clic en Permisos en Usuarios y control .
- En la lista de funciones , haga clic en el nombre de la función .
- En la página Detalles del rol , haga clic en el icono Eliminar (
) en el área superior derecha.
- En la página Eliminar función , haga clic en una función existente para transferir las funciones secundarias a la función seleccionada.
- Haga clic en Transferir y eliminar .
Ahora el rol y los roles secundarios se transfieren al nuevo rol y se crea una jerarquía organizativa diferente.
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